Data, integration & automation: Alles wat je moet weten!

Als je je ook maar enigszins met sales en marketing bezighoudt, dan heb je het vast wel gemerkt: overal bestaat tegenwoordig een online tool voor. Handmatige acties in Excel sheets zijn achterhaald, het traditionele adressenboek is overbodig en het versturen van e-mails kan helemaal automatisch. Sterker nog, de inhoud van deze e-mails wordt ook nog eens automatisch gepersonaliseerd. Alles draait om data, integration & automation! 

Helaas zien sommige bedrijven inmiddels door de bomen het bos niet meer. Hoe blijf je up-to-date, hoe kies je de beste tools en hoe zorg je dat deze tools optimaal met elkaar samenwerken en dezelfde data delen en gebruiken? 

In dit artikel kijken we naar de laatste ontwikkelingen op het gebied van data, integration en automation. We leggen uit waarom we tegenwoordig niet om automatisering heen kunnen en hoe we bedrijven inrichten als een razendsnelle Sales & Marketing machine.

data, integration & automation

 

Data, Integration & Automatisation zien we als het as van het Leapforce Wheel of Growth Hacking. Het centrale middelpunt dat constant in actie blijft om de rest van het Wheel zo goed mogelijk te laten functioneren. 

Het Leapforce Wheel of Growth Hacking bestaat uit alle benodigde strategieën, technieken en tools die nodig zijn om een Sales & Marketing machine momentum te geven.  

Wil je meer weten over het Wheel en de Leapforce methodologie? Klik hier voor uitgebreide uitleg. 

In dit artikel lees je onder meer: 

De opkomst van computers in het bedrijfsleven

Computers zijn inmiddels een standaard onderdeel van bijna ieder bedrijf, maar dat was 50 jaar geleden nog niet het geval. Het bekende bedrijf IBM (International Business Machines) was rond die tijd namelijk nog druk bezig met het verbeteren van de allereerste computers en binnen het bedrijfsleven zagen computers er nog heel anders uit dan nu. 

De allereerste computers: Codes ontcijferen en kamers vol machines 

Maar waar begon het allemaal? Wie is eigenlijk de bedenker van de computer? Door velen wordt Charles Babbage (1791-1871) als de vader van de computer gezien. Deze wiskundige ontwierp machines die hem zouden helpen om ingewikkelde berekeningen automatisch uit te voeren. Deze door Babbage ontworpen machines zijn helaas nooit tijdens zijn leven gebouwd, maar bleken later veel weg te hebben van de moderne computer. 

Ook wiskundige Alan Turing staat bekend als computerpionier. Tijdens de Tweede Wereldoorlog werkte Turing aan apparaten waarmee gecodeerde (Enigma) berichten van de Duitsers konden worden ontcijferd. Rond die tijd waren dit ingewikkelde acties waar geavanceerde machines voor werden gebouwd. 

Ondertussen bestond ook IBM, het bedrijf dat bekend staat om het groot maken van de computer, al een tijdje. IBM werd in 1911 opgericht, maar bouwde toen nog lang geen computers. De eerste tientallen jaren lag de focus van het bedrijf namelijk op weegmachines en pas in 1944 ontwikkelde IBM’s Howard Aiken de eerste echte IBM computer. Deze creatie werd de Harvard Mark 1 genoemd en leek echter totaal niet op de computer die we nu kennen. De machine was enorm groot en zwaar, bestond uit eindeloos veel schakelaars en draaiende onderdelen en vulde een volledige kamer.

Mark 1: data, integration & automation
Bron: http://sites.harvard.edu/~chsi/markone/futurism.html

Pas rond 1950, toen Thomas Watson de leiding over IBM op zich nam, werden de computers langzaam steeds geavanceerder. 

Computers waren echter nog peperduur en bedrijven deelden ‘computertijd’ op een centraal systeem in een rekencentrum. Alle gegevens stonden daar opgeslagen. Net als op de moderne cloud eigenlijk, maar dan offline. 

IBM computers, PC’s en ‘eilandjes van automatisering’ 

Toen de prijzen echter wat omlaag gingen en er meer computers geproduceerd werden, konden meer bedrijven zich een eigen computer veroorloven. In eerste instantie waren dit echter vaak nog ‘domme terminals’ die vanuit een kantoor hun informatie binnenhaalden uit de centrale computer. Pas later werd ook de PC binnen bedrijven verbonden. 

Helaas leidde al deze nieuwe mogelijkheden in het digitale tijdperk tot de nodige knelpunten. Er werd veel geautomatiseerd, maar de verschillende software systemen en computers konden hun data niet altijd met elkaar uitwisselen. Er bestonden nog geen bedrijfsnetwerken en van de cloud en interfaces voor API’s was al helemaal geen sprake. Uitwisseling van gegevens ging vaak met floppies, wat voor veel chaos en onhandige ‘eilandjes van automatisering’ zorgde. 

ERP als oplossing 

Gelukkig bood ERP (Enterprise Resource Planning) de oplossing.

Een ERP-systeem is een centraal software systeem waar alle medewerkers van een bedrijf via hun computer toegang toe hebben. 

Alle benodigde functies zijn hierin opgenomen, zoals finance, HR, productie, inkoop, project management, commercie en ga zo maar door. Weer ‘lekker centraal’ dus, net als we gewend waren van de allereerste IBM computers, alleen dan binnen het bedrijf en niet in een rekencentrum. 

Voor veel bedrijven werkte ERP goed. Het loste het probleem van ‘losse eilandjes op en zorgde dat alle medewerkers van een bedrijf toegang hadden tot de benodigde tools en gegevens. Echter, al snel bleek ERP toch beperkingen te hebben.

Internet

Data, integration & automatisering in het online tijdperk 

Terwijl jaren geleden de meeste gegevens nog lokaal werden opgeslagen, gebeurt dit tegenwoordig vooral online. Veel bedrijven bewaren hun data in de cloud, zijn constant in interactie via e-mail, chat of social media, bouwen hun websites online en hebben diverse apps nodig om hun werk ook vanuit thuis uit te kunnen voeren. Data, integration & automation zijn centrale onderdelen geworden van ieder bedrijf - en dit alles vindt voornamelijk online plaats. 

Dit brengt flinke uitdagingen met zich mee voor ERP en de manier waarop traditionele bedrijven gewend zijn te werken. 

Om een paar voorbeelden te noemen:  

  • Veel ERP-systemen moeten grotendeels herbouwd worden om op de cloud te kunnen functioneren, en dit kost heel veel tijd en geld. 
  • De meeste ERP-systemen zijn niet erg flexibel. Ze hebben daarom moeite om alle functionaliteiten van de online tools bij te kunnen benen, vooral op het gebied van sales & marketing (denk aan bijvoorbeeld online funnels, marketing automation of CPQ functies); 
  • Er wordt met zo veel snelheid gewerkt aan het ontwikkelen van online tooltjes en mogelijkheden dat ERP-bouwers dit bijna niet bij kunnen houden. Een ERP kan veel, maar de inrichting hiervan duurt vaak langer dan het simpelweg downloaden van een online tooltje; 
  • Vooral op het gebied van sales en marketing blijkt een ERP beperkingen te hebben. ERP functionaliteiten kunnen vaak niet ‘even snel’ op een telefoon of iPad worden gezet, waardoor vooral sales medewerkers, die vaak op pad zijn, in de knel komen.

Om niet achter te lopen op het gebied van functionaliteit en snelheid, zetten veel ERP gebruikers daarom toch steeds meer externe, online tools in. Dit zorgt voor meer functionaliteiten, maar ook heel veel vragen. 

Hoe integreer je bijvoorbeeld de data uit externe tools met een ERP-systeem? Hoe maak je thuiswerken mogelijk als sommige data nog offline zijn opgeslagen? Hoe zorg je dat alle data die vanuit losse online tools komen, vlekkeloos met elkaar worden geïntegreerd? Hoe voorkom je dubbelen in bijvoorbeeld contactgegevens in verschillende tools, databases of systemen? 

Het gebruik van meerdere tools werd onvermijdelijk

Het gebruik van meerdere online tools is dus tegenwoordig bijna onvermijdelijk. Steeds meer bedrijven laten hun ERP-systeem daarom voor wat het is en kiezen voor gemak, flexibiliteit en een overstap naar een volledig online werkwijze.  

Het is ongelooflijk hoeveel online tools er de laatste jaren zijn ontwikkeld. De functies hiervan worden steeds geavanceerder en het gebruik hiervan wordt steeds goedkoper. 

Al vanaf 2014 maakt ChiefMartec jaarlijks een lijst met de belangrijkste marketing gerelateerde tools en apps, verdeeld in categorieën zoals e-mail marketing, content en advertising. In de jaarlijkse overzichten kun je goed zien hoe snel het aantal vanaf 2014 omhoog is geschoten. In 2014 stonden er 947 tools op de lijst, in 2016 3874 en in 2020 maar liefst 8000.

Data, integration & automation met API’s
Bron: https://cdn.chiefmartec.com/wp-content/uploads/2020/04/martech-landscape-2020-martech5000-slide.jpg

De tools in Chiefmartec’s lijst kunnen werkelijk alles. Van volledige marketing funnels automatiseren tot het uitvoeren van ingewikkelde big data analyses met artificial intelligence marketing tools, het inrichten van slimme chatbots en het automatisch samenvoegen van data uit alle verschillende tools; het is allemaal mogelijk. En het allermooiste? Omdat er 8000 tools beschikbaar zijn, is de inzet hiervan helemaal flexibel. Je kunt per maand een tooltje laten vallen of toevoegen, afhankelijk van je wensen op dat moment. En dat is een hele andere werkwijze dan we met de ERP gewend waren.

De opkomst van de API’s 

Door de opkomst van zoveel nieuwe tools is de behoefte aan integratie en koppeling ook enorm gestegen. Alle losstaande software moet immers met elkaar samenwerken en communiceren. Gelukkig kunnen we gebruik maken van API’s om de nodige koppelingen te maken.

Een API (Application Programming Interface) is een schakel tussen verschillende tools. Door de juiste API’s te gebruiken, werken diverse tools met elkaar samen als één geheel. 

Zonder dat je het door hebt, zie je de inzet van API’s overal. Heb je bijvoorbeeld wel eens op Google gezocht naar de weersvoorspelling? Dan zie je bovenaan je Google resultaten een weerbericht uit weather.com staan. Google gebruikt in dit geval een API om automatisch gegevens uit weather.com te kunnen weergeven.

API

De reden dat API’s tegenwoordig zoveel gebruikt worden, is het feit dat de meeste bedrijven van ERP naar het gebruik van meerdere losse online tools overgaan. En terwijl dit onoverzichtelijk lijkt, helpen API’s je om van al deze tools een mooi geheel te maken. 

Hulp bij API’s: met de hulp van zaps werken al je tools vlekkeloos samen

API’s bieden de oplossing bij het koppelen van tools, maar zijn niet voor iedereen gemakkelijk toe te passen. Daarom zijn er de afgelopen jaren diverse tools ontwikkeld die met behulp van API’s andere tools aan elkaar linken. Volg je het nog? Tools voor tools, dus eigenlijk. Hierdoor wordt de technische kant van API’s je bespaard en selecteer je simpelweg welke tools je wilt linken en wat je wilt dat ze doen.  

Zapier 

Bij Leapforce gebruiken we Zapier om onze tools met elkaar te laten communiceren. Zapier maakt het mogelijk om API’s te gebruiken voor alle mogelijke koppelingen, maar de technische kant wordt je volledig ontnomen. Coderen is hiervoor dus niet meer nodig! 

Door zogenaamde zaps in te stellen, vertel je Zapier wat je wilt dat je tools doen en hoe je wilt dat ze samenwerken. 

Wil je bijvoorbeeld dat alle e-mailadressen die je ontvangt via een inschrijfformulier automatisch worden opgeslagen in je CRM-systeem? Dan stel je daar heel makkelijk een zap voor in. Hier is geen enkele technische kennis voor vereist. 

Of wil je dat al je e-mail bijlagen worden opgeladen in Dropbox? Ook dit is zo gebeurd met Zapier. Zie onderstaande afbeelding voor een afbeelding van deze zap. 

Naast Zapier, zijn er nog een paar andere aanbieders die vrijwel hetzelfde doen. Voorbeelden hiervan zijn Automate, Stamplay, PieSync en IFTTT.

Een voorbeeld van een zap in Zapier
Bron: www.zapier.com

De kracht van data 

Voordat we dit artikel afsluiten met nog meer mooie tools op het gebied van data, integration en automation, willen we graag nog even de kracht van data benadrukken. 

Hoe meer tools we gebruiken en hoe meer we automatiseren, hoe meer data we kunnen verzamelen en analyseren. Soms gaat dataverzameling bewust, maar vaak gaat dit ook onbewust. 

Zo verzamelen we bijvoorbeeld continu data uit: 

  • E-mails (wie opent wat, wanneer, en welke actie volgt hierop); 
  • websites (wie klikt en scrolt waar, en welke acties worden er ondernomen); 
  • social media (welke content werkt voor wie en wanneer); 
  • telefoongesprekken (wat wil de (potentiële) klant weten); 
  • aankopen (wat wordt goed verkocht en wat doet het minder goed); 
  • reviews (wat vindt de klant van een product of dienst); 
  • en ga zo maar door. 

We kunnen overal waardevolle data vandaan halen, maar doen dit lang niet altijd. Veel bedrijven zijn zich niet bewust van de grote hoeveelheid data die ze tot hun beschikking hebben. Anderen zijn zich hier wel van bewust, maar weten niet wat ze ermee kunnen. Of, nog erger, sommige bedrijven verzamelen hun data wel, maar gebruiken gegevens op een verkeerde manier, soms zelfs ten nadele van hun bedrijf. 

Echter, doe je het goed, dan helpt data-analyse je om bijvoorbeeld: 

  1. Automatisch marketing acties uit te voeren: Stuur automatisch een e-mail naar je nieuwe klanten, een verjaardagsbericht naar je huidige klanten of een mooie aanbieding naar alle leads die meermaals een blog hebben gelezen. 
  2. Te segmenteren: Door op de juiste manier gegevens te analyseren, kun je je leads of klanten indelen in segmenten. Dit betekent verschillende groepen met verschillende kenmerken, waar je je marketingacties vervolgens op aanpast. 
  3. Te personaliseren: Analyseer het online gedrag van je websitebezoekers om je website hier automatisch op aan te passen. Denk hierbij aan Amazon, die op basis van je online gedrag een homepage laat zien vol met producten die waarschijnlijk binnen jouw interessegebied vallen. 
  4. Re-targeting acties uit te voeren: Houd bij met wie je al eerder contact hebt gehad, zodat je dezelfde mensen meermaals kunt benaderen met de juiste content of een aanbieding. Dit helpt je om je leads gericht door de marketing funnel te leiden. 
  5. Je communicatie te timen: Analyseer wanneer je doelgroep het beste reageert op marketing acties, en speel daarop in. Dit helpt je bij het plaatsen van social media posts of het versturen van e-mails op het juiste moment. 
  6. A/B tests uit te voeren: Voer twee vergelijkbare acties uit, om te testen welke het beste werkt. Twee verschillende e-mails naar (willekeurig gekozen) groepen binnen dezelfde doelgroep (of segment), bijvoorbeeld. Levert een van de twee versies meer resultaat op? Gebruik deze e-mail dan vaker, of leer van de resultaten voor een volgende campagne. 
  7. Voorspellingen te doen: Machine learning technieken en data analyse helpen je bij het doen van voorspellingen op het gebied van verkopen. Wist je dat Amazon voorspelt wie wat gaat bestellen op welke locatie? Aan de hand daarvan zorgt de e-commerce gigant alvast dat de juiste producten op voorraad zijn in de desbetreffende distributiecentra. Dit zorgt voor extra snelle bezorging en tevreden klanten. 
  8. Prijzen te optimaliseren: Ken je de acties die veel luchtvaartmaatschappijen uitvoeren op hun website? Hoe vaker je een specifieke vlucht bekijkt, hoe duurder deze wordt.  Ook dit wordt gedaan met slimme machine learning tools, op basis van geavanceerde data analyses. 
  9. Al je gegevens op orde te houden: Door data goed op te slaan, correct te matchen en op de juiste manier bij te werken, voorkom je fouten in je communicatie en heb je binnen no-time inzicht in alle informatie die je maar nodig hebt. Richt bijvoorbeeld automatische dashboards in, waarin je bepaalde cijfers (zoals omzet  en de kenmerken van je klanten) in één ogenblik kunt inzien. Hoe meer je weet, hoe effectiever je werkwijze. 

Uiteraard werken deze acties alleen wanneer alle data volledig en correct zijn. Is dit niet het geval, dan richten de bovenstaande acties soms meer schade aan dan dat ze goed doen. Zo kun je bijvoorbeeld veel schade aanrichten door per ongeluk (automatisch) de verkeerde mensen te benaderen met de verkeerde berichten.  

Heb je hulp nodig bij het opschonen van je data? Wij helpen je graag. Neem gerust contact met ons op, dan vertellen we je precies wat we voor je kunnen doen.

Data

De beste tools voor data, integration & automation

Voordat we dit artikel afsluiten, willen we graag nog een paar mooie tools op het gebied van data, automation en analyse  op een rijtje zetten. Heb je interesse in het uitvoeren van de bovenstaande analyses en marketing acties? Dan kom je met de inzet van onderstaande tools al een heel eind. 

  1. Gratis en heel toegankelijk: Google Analytics. Dit is de bekende tool van Google, die mooie inzichten geeft over de werking van je website. 
  2. Wil je meer? Dan bieden ook Oribi, Heap Analytics en Mixpanel mooie analyse mogelijkheden voor zowel websites als applicatie data. 
  3. Voor echt grote plannen, zijn er ook diverse tools beschikbaar voor het beheren van big data en het uitvoeren van analyses met bijvoorbeeld machine learning. Voorbeelden hiervan zijn Microsoft Azure, Apache Cassandra, Karmasphere of BigQuery
  4. Wil je je sales & marketing funnel automatiseren? Dan kun je gebruik maken van bijvoorbeeld Hubspot Marketing Automation, Insightly marketing, Omnisend (voor e-commerce), Autopilot of Drip
  5. Ook voor A/B testen bestaan speciale tools. Goede voorbeelden hiervan zijn Optimizely, VWO en Google Optimize
  6. Wil je graag je e-commerce website personaliseren? Dan kun je gebruik maken van Monetate, Salesforce Commerce Cloud of Apptus

Welke tools gebruiken we bij Leapforce?

Bij Leapforce hebben we onze eigen data-straat gebouwd voor de opslag, verwerking en presentatie van al onze data. Hiervoor hebben we Stitch, Heroku, Sentry, Google BigQuery en Google Data Studio gebruikt.  

Voor onze marketing automation, gebruiken we zowel Insightly Marketing als Hubspot Marketing Automation en Active Campaign

Hulp nodig? 

Wil je graag meer weten over de tools die wij gebruiken? Of heb je hulp nodig bij het ordenen van je data, het uitvoeren van analyses of het maken van een keuze voor de inzet van de juiste tools? Laten wij nou net de experts zijn op het gebied van tooling, automatisering en implementatie

Neem gerust contact met ons op voor een gratis kennismakingsgesprek, dan nemen we de mogelijkheden voor jouw bedrijf even rustig door. 

Wil je weten hoe de sales & marketing machine van jouw bedrijf er momenteel voor staat? We hebben een gratis Groeitest ontwikkelt waarmee je binnen een paar minuten zult weten welke gebieden binnen jouw sales & marketing opzet nog voor verbetering vatbaar zijn. Je vindt de groeitest op onze website.

Schrijf je in voor onze growth hacking nieuwsbrief

Deel dit artikel