Wat is CRM en waarom kun je niet zonder?

CRM software is big business. En met een verwachte omzet van maar liefst $60 miljard in 2025, lijkt de impact van deze software alleen maar groter te worden. Waarom? Omdat een een goed CRM-systeem gewoon enorm nuttig is voor ieder bedrijf. 

Wat is CRM

In deze blog gaan we in op CRM. We leggen uit wat CRM is, wat je met de juiste CRM software kunt en waar je op moet letten bij het kiezen van het juiste CRM-systeem voor jouw bedrijf. 

Wat is CRM? 

CRM staat voor Customer Relationship Management. Een CRM-systeem bevat uitgebreide informatie over alle relaties met klanten, potentiële klanten en andere contacten van een bedrijf. 

Heb je alle gegevens van je (potentiële) klanten correct in je systeem staan, dan vergemakkelijkt dit je werk enorm. 

Zo kun je in je CRM-systeem onder meer de volgende gegevens vinden: 

  • Alle gegevens van (potentiële) klanten,
  • inzicht in processen, 
  • nuttige gegevens voor de sales afdeling (wie zijn de potentiële klanten en hoe worden deze door de sales funnel geleid), 
  • inzicht in de omzet en de herkomst hiervan, 
  • en nog veel meer.
crm sales funnel
Bron: https://www.mailmunch.com/blog/sales-funnel/

CRM, wat kun je ermee? 

Laten we eens in meer detail kijken naar de voordelen van een goed CRM-systeem. 

1. Alle data op één plek 

In plaats van losse contactgegevens, losse sales systemen en decentrale klantenservice systemen, slaat een CRM-systeem alle gegevens centraal op. 

Je kunt op deze manier je gegevens gemakkelijk terugvinden en iedereen heeft toegang tot up-to-date informatie. Stukken handiger dan bijvoorbeeld losse Excel sheets op individuele computers.

Een paar voorbeelden van gegevens die je zo uit je CRM-systeem kunt halen, zijn: 

    1. Je adressenboek: Iedereen kan gemakkelijk bij alle gegevens (van zowel (potentiële) klanten als van bestaande klanten, medewerkers en zakenrelaties. 
    2. Aankoopgeschiedenis: Een CRM-systeem houdt netjes bij wie wat heeft gekocht. Dit levert waardevolle data voor het sales team op. 

Communicatie en klantenservice: Door bijvoorbeeld inkomende e-mails direct te linken aan een CRM-systeem, worden alle leads direct opgeslagen, weet je welke vragen vaak langskomen en kun je je communicatie (indien nodig) verbeteren.

2. Inzicht door handige dashboards 

Een CRM-systeem slaat niet alleen al je gegevens op, maar geeft deze ook nog eens heel overzichtelijk weer. 

Zo kun je in je systeem verschillende dashboards opzetten. Een sales dashboard met gegevens die handig zijn voor het sales team of een project dashboard voor data met betrekking tot een specifiek project. 

Binnen de meeste systemen kun je precies aangeven wat je op je dashboards wilt zien. Zo heeft je team binnen één oogopslag toegang tot alleen de meest belangrijke data.

Insightly CRM dashboard

3. Organiseer je salesproces

Zoals eerder genoemd, heeft vooral een sales afdeling veel baat bij een goed CRM-systeem. Zo kunnen sales experts bijvoorbeeld gebruik maken van: 

    1. Lead tracking: Door gebruik te maken van een CRM-systeem, heb je al je leads netjes gestructureerd per stadium van de sales funnel. 
    2. Handige integraties: Met behulp van handige integraties kun je je CRM-systeem koppelen aan bijvoorbeeld sales/marketing automation software. Dit maakt het sales proces nog overzichtelijker en gemakkelijker. 
    3. Omzet & sales forecasting: De meeste CRM tools houden naast contactgegevens en sales status ook je (verwachte) omzet bij, per lead of per bedrijf. Zo kun je bijvoorbeeld berekenen hoeveel omzet je zou kunnen maken als je al je actieve leads zou kunnen overhalen tot een aankoop.
    4. Segmentatie: Door middel van segmentatie kun je in je CRM-systeem onderscheid maken tussen groepen met specifieke kenmerken. Wil je bijvoorbeeld een campagne richten aan alleen alle leads uit Nederland? Dan heb je met je CRM zo een lijst samengesteld.
Wat is CRM

Uit onderzoek van Insightly in 2016, bleek dat meer dan 76% van de deelnemers een groei in sales effectiviteit zag na de implementatie van een succesvol CRM-systeem. 

4. Analytics

Als laatste kunnen de data die uit een CRM-systeem komen een bedrijf enorm helpen. Deze data kunnen je bijvoorbeeld inzicht geven in: 

  1. De demografische gegevens van je klanten en leads; 
  2. het koopgedrag van je klanten, en
  3. de communicatie met (potentiële) klanten.

Al deze gegevens kunnen direct gebruikt worden voor analyse, al dan niet met een gekoppelde analytics tool. 

Wil je bijvoorbeeld aan de slag met een Google advertentie? Dan kan het handig zijn om inzicht te krijgen in de demografische gegevens van je klanten, zodat je je advertenties daarop kunt richten. Met een correct opgezet CRM-systeem heb je die gegevens direct voor handen, wat bijdraagt aan een effectieve advertentie.

Wat is CRM
Bron: www.insightly.com

Welke CRM software past het beste bij jou? 

Vroeger ontwikkelden veel organisaties hun eigen CRM-systeem, en dit gebeurt nog steeds weleens. Dit biedt uiteraard de mogelijkheid om precies te ontwikkelen wat je nodig hebt, maar kost ook enorm veel tijd en geld. Gelukkig kennen we tegenwoordig heel veel 'third party' CRM cloud software aanbieders, die ongelooflijk goed en flexibel zijn. Eigenlijk kun je hiermee waarschijnlijk hetzelfde (of meer) als met een zelf ontwikkelde tool, en bespaar je uiteindelijk veel geld. 

Welke de beste is? Dat hangt af van veel aspecten. Welke functionaliteiten zijn voor jou belangrijk? Ben je een groot of een klein bedrijf? Hoeveel mensen gaan met het systeem werken?  Welke tools gebruik je en hoe wil je deze met het CRM-systeem linken? 

Belangrijke elementen om in overweging te nemen, zijn bijvoorbeeld: 

  • De mogelijkheden om te kunnen filteren op specifieke kenmerken (segmentatie); 
  • de functies en mogelijkheden van de dashboards, 
  • de e-mail functies, 
  • ‘customization’ (in hoeverre kun je het systeem precies zo inrichten als je wilt), en 
  • de (uiteraard) de prijs. 

De meeste CRM-systemen bieden een ‘basis’ versie aan, die met eindeloos veel functies uit te breiden is. Dit maakt het vergelijken van prijzen soms een beetje lastig. Echter, over het algemeen is Hubspot een systeem dat in het basis pakket al enorm veel functies biedt, en daarnaast is Insightly een van de systemen van hogere kwaliteit voor een redelijke prijs. 

Waar staan de meeste CRM-systemen zoal om bekend? Laten we eens een paar voorbeelden bekijken: 

  • Wil je graag je CRM integreren met sterke marketing automation software? Dan is Hubspot een goede optie. 
  • Wil je je CRM linken aan je social media kanalen? Dit doet Zoho goed. 
  • Vind je lead tracking belangrijk? Dan kun je bij zowel Insightly als Hubspot, Pipedrive, of Zoho goed terecht. 
  • Ben je op zoek naar een systeem dat vrijwel alles kan en heb je een flink budget? Dan is Salesforce het bekijken waard. 
  • Verkoop je online producten en wil je graag een sterke link tussen je website en CRM-systeem maken? Dan is Marketo een mooie optie. 
  • Gebruik je WooCommerce en wil je dat je systeem een goede integratie met dit platform biedt? Dan is Zoho een goede keuze. 
CRM integraties
Bron: https://www.digital22.com/insights/hubspot-integrations-every-inbound-marketer-needs-to-know

De allerbeste CRM software bestaat niet. Echter, er zijn uiteraard systemen die beter werken dan anderen, maar het gaat vooral om het vinden van de juiste match tussen systeem en bedrijf.

Voordat je een keuze maakt, raden we je aan om een vergelijking te maken tussen een aantal systemen die goed in lijn liggen met je behoeften en budget. Zet de belangrijkste vereisten voor jouw bedrijf op een rijtje, en geef simpelweg met een ‘ja’ of een ‘nee’ aan of de geselecteerde systemen wel of niet aan deze vereiste voldoen. Dit vergt wat online onderzoek, maar resulteert in een goed onderbouwde beslissing. 

Heb je hier hulp bij nodig? Wij helpen onze klanten regelmatig bij het maken van de juiste keuze - gebaseerd op zorgvuldig onderzoek. Neem gerust contact met ons op als je graag samen met ons wilt uitzoeken welk CRM-systeem het beste bij jouw bedrijf past.

Koppelingen maken 

Vraag je je af hoe je al je bestaande tools koppelt met een eventueel nieuw CRM-systeem? 

Hier hoef je je geen zorgen over te maken. Er bestaan namelijk inmiddels diverse handige tools, zoals Zapier en Piesync, die deze koppelingen automatisch voor je maken. Het enige dat je hoeft te doen is je bestaande platforms en website aan de tool te linken, zodat alle gegevens die hier binnenkomen vanzelf netjes in je CRM-systeem worden opgeslagen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een webformulier of een inschrijving naar aanleiding van een lead magnet. 

Ook werkt dit de andere kant op. Wil je bijvoorbeeld met offerte software razendsnel de juiste klantgegevens exporteren? Dan kunnen deze met de juiste koppeling zo vanuit je CRM-applicatie naar de offerte worden gekopieerd.

Tips van Leapforce

Bij Leapforce hebben we enorm veel ervaring bij het kiezen, opzetten en beheren van CRM-systemen. 

Gebaseerd op onze ervaringen hebben we daarom nog twee afsluitende tips voor jullie: 

1. Houd het simpel

Bij de keuze van een systeem en het opzetten van dashboards denken veel mensen ‘wellicht komen al deze extra functies nog wel eens van pas, dus laten we ze maar beschikbaar maken’. We kunnen je vertellen, de kans is groot dat je ze nooit zult gebruiken en dat ze je systeem alleen maar onnodig ingewikkeld maken. 

Onze tip is daarom: focus op de functies die je met zekerheid nodig hebt. Zo houd je je systeem schoon en effectief. 

2. Houd je data bij

In je CRM-systeem kun je lijsten maken met records waarvan je data mist. Houdt deze lijsten goed in de gaten, en vraag de medewerkers die deze data niet correct invullen om dit alsnog te doen. Je kunt er zelfs voor kiezen om deze velden ‘verplicht’ te maken, zodat ze wel ingevuld moeten worden. 

Zo houdt je je systeem up to date voor optimaal resultaat!

Wat is CRM

Hulp nodig? 

Heb je hulp nodig bij het selecteren of implementeren van een CRM-systeem? Wij helpen je hier graag bij. Neem gerust contact met ons op voor een gratis kennismakingsgesprek, dan nemen we samen de mogelijkheden even door.

Wil je weten hoe de sales & marketing machine van jouw bedrijf er momenteel voor staat? We hebben een gratis Groeitest ontwikkelt waarmee je binnen een paar minuten zult weten welke gebieden binnen jouw sales & marketing opzet nog voor verbetering vatbaar zijn. Je vindt de groeitest op onze website.

Schrijf je in voor onze growth hacking nieuwsbrief

Deel dit artikel