RevOps data en KPI’s. Waar moet je op letten?

Waarom zijn data en KPI's cruciaal voor RevOps?

Zonder de juiste data en KPI’s blijft je bedrijf in het duister tasten. Door relevante data te verzamelen en te analyseren, krijg je direct inzicht in wat werkt en wat niet. Dat is waar RevOps data en KPI´s een belangrijke rol in spelen. Dit geldt voor marketing, sales en klantenservice. 

• Trendanalyse: Identificeer snel opkomende trends om hierop te kunnen inspelen.
• Patronen herkennen: Begrijp klantgedrag en optimaliseer je processen.
• Betere beslissingen: Maak strategische keuzes gebaseerd op concrete cijfers in plaats van aannames.

Bepaling van benodigde data en de plek van data-opslag

Het waarborgen van datakwaliteit is cruciaal in RevOps, omdat je hier je strategie en beslissingen op baseert. Dit begint bij het definiëren van de benodigde data en het implementeren van een gestroomlijnd proces voor data-invoer en validatie. 

Een CRM-systeem zoals HubSpot kan hier een grote rol in spelen. Zo’n CRM-systeem helpt niet alleen bij het beheren van data, maar ook met het valideren ervan zodat jij en/of jouw organisatie kan vertrouwen op je data en de beslissingen die je neemt.

Tevens komt data vaak uit andere systemen zoals boekhoudpakketten, servicesystemen en ERP-applicaties. Het is verstandig om deze data te centraliseren in een datawarehouse, zodat je flexibel blijft en verschillende databronnen eenvoudig in rapportages kunt combineren. 

Van datakwaliteit tot datacultuur

Wanneer iedereen binnen een organisatie doordrongen is van het belang van nauwkeurige data, draagt dit bij aan het succes van RevOps. Een RevOps datacultuur verwijst naar een omgeving waarin data centraal staan in de besluitvorming en dagelijkse werkzaamheden. Het betekent dat alle medewerkers worden aangemoedigd om data te gebruiken bij het nemen van beslissingen en het identificeren van kansen voor verbetering.

Hoe kan je een datacultuur bereiken?

• Geef een training over het belang van datakwaliteit en een effectief gebruik van data. Door iedereen te laten zien hoe nauwkeurige data bijdragen aan betere resultaten, wordt het belang hiervan duidelijker onder de medewerkers.
• Zorg ervoor dat alle afdelingen eenvoudig toegang hebben tot de data. Het gebruik van data opslag tools kan dit vergemakkelijken en versnellen waardoor medewerkers gemakkelijk de data kunnen vinden en gebruiken.
• Stel medewerkers aan voor datachecks die verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit en het onderhoud van specifieke datasets.
• Maak data-inzichten toegankelijk voor de hele organisatie. Rapportages en dashboards zijn waardevolle middelen om data centraal te stellen in de besluitvorming. Moedig het gebruik van data aan bij elke beslissing die wordt genomen.
• Integreer datakwaliteitscontroles en -processen in de dagelijkse bedrijfsvoering. Automatische validaties en controles helpen bij het waarborgen van de datakwaliteit.

Belangrijke KPI's bij RevOps

Marketing, sales, en service KPI's zijn cruciale meetinstrumenten voor het beoordelen van de effectiviteit van een bedrijf. Deze KPI's helpen het RevOps-team bij het monitoren, analyseren en verbeteren van de prestaties om zo beter te kunnen voldoen aan de bedrijfsdoelstellingen en klantbehoeften.

Marketing KPI’s

1. Lead-to-Customer Conversion Rate
   • Het percentage leads dat wordt omgezet in klanten.
   • Berekening: Aantal omgezette leads / Totaal aantal leads * 100%
2. Customer Acquisition Cost (CAC)
   • De kosten voor een organisatie om een nieuwe klant te krijgen.
   • Berekening: Totale marketing- en verkoopkosten / Aantal nieuwe klanten
3. Return on Marketing Investment (ROMI)
   • Meet de effectiviteit van marketingcampagnes in termen van gegenereerde inkomsten.
   • Berekening: (Inkomsten uit marketing - Marketingkosten) / Marketingkosten * 100%
4. Cost per Lead
   • De kosten die gemaakt worden voor het genereren van een nieuwe lead.
   • Berekening: Totale marketingkosten / Aantal gegenereerde leads
5. Time to Follow Up a Marketing Qualified Lead
   • De tijd die het kost om een MQL op te volgen zodra deze naar het verkoopteam is gestuurd.
   • Berekening: Totale tijd tot eerste opvolging / Aantal MQLs

Sales KPI’s

1. Sales Cycle Length
   • De gemiddelde tijd die nodig is om een lead om te zetten in een klant
   • Berekening: Totale tijd om deals te sluiten / Aantal gesloten deals
2. Win Ratio
   • Het percentage gewonnen deals ten opzichte van het totale aantal deals.
   • Berekening: Aantal gewonnen deals / Totaal aantal deals * 100%
3. Sales Velocity
   • Meet hoe snel inkomsten worden gegenereerd binnen een bepaalde periode
   • Berekening: Aantal deals * Gemiddelde dealwaarde * Winratio / Lengte verkoopcyclus
4. Conversieratio per Verkoopfase
   • Het percentage leads dat door elke fase van de salesfunnel gaat tot aan de uiteindelijke deal
   • Berekening: (Aantal leads in fase n+1 / Aantal leads in fase n) * 100% voor elke fase
5. Monthly Recurring Revenue (MRR) en Annual Recurring Revenue (ARR)
   • De voorspelbare maandelijkse en jaarlijkse inkomsten uit terugkerende betalingen
   • Berekening MRR: Som van alle terugkerende maandelijkse inkomsten
   • Berekening ARR: Som van alle terugkerende jaarlijkse inkomsten

Service KPI’s

1. Customer Churn Rate
   • Het percentage klanten dat binnen een bepaalde periode vertrekt.
   • Berekening: (Aantal klanten aan het begin - Aantal klanten aan het eind) / Aantal klanten aan het begin * 100%
2. Customer Satisfaction (CSAT) Score
   • Meet hoe goed een bedrijf voldoet aan de verwachtingen van de klant.
   • Berekening: (Aantal positieve reacties / Totaal aantal reacties) * 100%
3. Net Promoter Score (NPS)
   • Meet klantloyaliteit en de bereidheid van klanten om het product of de dienst aan te bevelen.
   • Berekening: % Promotors - % Detractors
4. First Response Time
   • De gemiddelde tijd die nodig is om een klantvraag voor het eerst te beantwoorden.
   • Berekening: Totale eerste reactietijd / Aantal klantvragen
5. Resolution Time
   • De gemiddelde tijd die nodig is om een klantprobleem volledig op te lossen.
   • Berekening: Totale oplostijd / Aantal opgeloste problemen
6. Customer Lifetime Value (CLTV)
   1. De totale waarde die een klant gedurende de gehele relatie met het bedrijf genereert.
   2. Berekening: Gemiddelde waarde van een aankoop * Aantal aankopen per jaar * Gemiddelde duur van de klantrelatie in jaren.

Monitoring van de RevOps performance

Het bijhouden van de prestaties van je RevOps-strategie vereist een regelmatig en gestructureerd monitoringschema. Wekelijkse monitoring helpt bij het snel identificeren van problemen en kansen door bijvoorbeeld de lead response tijd en conversieratio per fase te volgen. Dit stelt je in staat om onmiddellijk bij te sturen en processen te optimaliseren. 

Jaarlijkse evaluaties, zoals het analyseren van de Annual Recurring Revenue (ARR) en Net Promoter Score (NPS), geven inzicht in de langetermijnprestaties en klantloyaliteit. Dit is cruciaal voor strategische planning en groei.

Een consistente evaluatiecyclus zorgt ervoor dat je bedrijf wendbaar blijft en snel kan inspelen op veranderingen in de markt en klantbehoeften. Door regelmatig te rapporteren en de bovenstaande KPI's te volgen, kunnen verbeteringen in processen worden doorgevoerd en kan de algehele efficiëntie en effectiviteit van je RevOps-strategie worden verhoogd. Dit zorgt voor duurzame groei en een betere afstemming van de marketing-, sales- en serviceteams op de bedrijfsdoelen.

Kom meer te weten over het overwinnen van specifieke RevOps-uitdagingen en het toepassen van best practices.