Automatisering van het fietsleaseproces bij Lease a Bike

De Registration Highway is een project dat middels automatisering en integraties tussen verschillende systemen leidde tot een 480 keer snellere service en een registratieproces van vijf minuten in plaats van maanden.

Vraag en doelstelling

"Meer naamsbekendheid en online leads via een geautomatiseerd systeem."

Lease a Bike vroeg Leapforce om vanuit een adviserende en meewerkende rol deel te nemen in het automatiseringsproject ‘Registration Highway’. Dit is een automatiseringsproject van een registratieproces dat aan de achterkant door verschillende systemen, afdelingen en organisaties bij Lease a Bike heen loopt. Leapforce heeft vanuit een begeleidende en uitvoerende rol meegewerkt aan het opzetten van de koppelingen en het ontvangen en verwerken van de data in het centrale systeem: HubSpot. Het vernieuwde registratieproces zorgt ervoor dat Lease a Bike schaalbaarder en klaar is voor verdere internationalisering.

img-bikeinnature02-niet-compressed-min (1) (1)

Over Lease a Bike

Lease a Bike is een nieuwe dochteronderneming van PON. Lease a Bike is een B2B-organisatie die fietsen leaset aan het bedrijfsleven en is opgericht in 2015. Momenteel is de onderneming actief in Nederland, België en Duitsland en zijn al 2.500 bedrijven klant.

Een belangrijk voordeel van fietsleasing via Lease a Bike is dat het volledig kostenneutraal is en buiten de werkkostenregeling om gaat. Zo behaalt zowel de werkgever als de werknemer voordeel en realiseert dit tegelijkertijd een groen mobiliteitsbeleid, fittere werknemers, minder ziekteverzuim en minder kosten op parkeren, brandstof en kilometervergoedingen.

Onze aanpak

Allereerst vond er een kick-off op locatie plaats met alle stakeholders van beide landen. Daarin werd onder andere de roadmap op hoofdlijnen besproken, risico’s geïdentificeerd en ingezoomd op andere organisatie-afhankelijke factoren waar tijdens dit project rekening mee moest worden gehouden.

Om het overzicht vanaf de start voor alle partijen scherp te hebben, is er een blueprint van de IT-architectuur ontworpen met daaraan gelieerd alle relevante bedrijfsprocessen. Met deze duidelijke doelstelling, blueprint en werkwijze werd de complexe uitdaging een beheersbaar project. Er werd een duidelijk ‘cut-off moment’ gedefinieerd, waarbij de data vanuit de oude systemen werd opgeschoond en geïmporteerd naar het nieuwe, centrale CRM systeem: HubSpot.

Vervolgens is er op een agile wijze nauw samengewerkt tussen beide partijen. Dat betekent o.a. dat in tweewekelijkse sprints naar een concreet resultaat werd gewerkt, wat vroegtijdig bijdroeg aan het uiteindelijke product: de Registration Highway.

Resultaten waar we trots op zijn

01 480x keer sneller

Middels geautomatiseerde workflows, koppelingen tussen verschillende systemen en een slim registratieproces, duurt het nu niet vijf werkdagen maar vijf minuten om iemand op de fiets te krijgen.

02 Internationalisering

Door de nieuwe constructie is het nu voor Lease a Bike veel makkelijker om nieuwe landen op de Registration Highway aan te sluiten en is het bedrijf daarmee uiterst schaalbaar.

03 Meer organisch verkeer

Het moment wanneer iemand zich aanmeldt moet niet lastig en traag zijn, maar juist snel, eenvoudig en minder statisch. Dat is het nu zeker, met de Registration Highway van Lease a Bike.

“Wat een groei!”

“Duidelijk proces, gestructureerd en ze weten wat ze doen!
Vanaf de kick-off in december 2020 in Amsterdam tot op heden, zijn wij zeer tevreden over de samenwerking. Leapforce werkt zeer gestructureerd en wij kunnen het proces volgen via Asana en Leapboard, wat het ontzettend transparant maakt.

In samenwerking met Leapforce zijn in vier sprints ontwikkeld, gericht op:
1) Het online registratieproces
2) Automatisering van ons salesproces (fase 2)
3) Automatisering van ons marketingproces

Alle sprints zijn succesvol afgerond en dragen bij aan onze continue groei, wat tevens ons belangrijkste resultaat is.”

Klaas Hartman
Sales Manager NL

Plan jouw gratis sessie