Efficiënter dealerproces voor Urban Arrow met HubSpot
Automatisering en digitalisering zorgen voor 200% snellere doorlooptijd en naadloze samenwerking tussen teams.
Dealer proces van Urban Arrow
Vraag en uitdagingen
Het optimaliseren van HubSpot voor een efficiënter dealer onboardingproces bij Urban Arrow, met focus op hogere efficiëntie, betere datakwaliteit en meer omzet.
Uitdagingen:
Onzichtbare KPI’s: Er was geen duidelijke meting of inzicht in de prestaties van het onboardingproces, wat leidde tot een gebrek aan controle en sturing.
Versnipperde workflow: Onboarding gebeurde via losse tools zoals Excel, e-mails en fysieke documenten, waardoor het proces onoverzichtelijk en tijdrovend was.
Gebrek aan centralisatie: Contracten werden niet systematisch beheerd, wat betekende dat belangrijke documenten moeilijk toegankelijk waren voor betrokkenen.
Inefficiënt proces: Handmatige opvolging, vertragingen en fouten vertraagden het onboardingproces en verhoogden de kans op misverstanden.
Adoptie-uitdagingen: Teams waren gewend aan bestaande werkwijzen, waardoor de overstap naar een nieuw systeem extra aandacht vergde.
Beperkte automatisering: Het ontbreken van automatische herinneringen en taaktoewijzingen verhoogde de werkdruk en leidde tot onnodige vertragingen.
Over Urban Arrow
Urban Arrow biedt innovatieve elektrische bakfietsen voor bedrijven en consumenten, met een focus op duurzaamheid en efficiënte stedelijke mobiliteit. Ze leveren betrouwbare, gebruiksvriendelijke oplossingen voor stadslogistiek en dagelijks vervoer, waardoor kosten en milieubelasting worden verlaagd.
Innovatieve elektrische bakfietsendie krachtig, betrouwbaar en ideaal zijn voor zowel zakelijke als privétoepassingen.
Gebruiksvriendelijke en veilige fietsen voor consumenten, die het dagelijks vervoer in de stad vergemakkelijken en bijdragen aan minder verkeersdrukte en luchtvervuiling.
Een sterke focus op duurzaamheid, met producten die bijdragen aan een groenere en efficiëntere manier van verplaatsen in zowel stedelijke als landelijke gebieden.
Onze aanpak
We startten met een duidelijke kick-off en een helder projectplan om alle betrokkenen op één lijn te brengen met behulp van OKR’s. In samenwerking met Urban Arrow brachten we het volledige dealerproces in kaart, zodat we konden bepalen waar automatisering en optimalisatie het meeste impact zouden hebben.
Automatisering was het hart van dit project. Voor de documentenflow kozen we voor DocuSign, en door de integratie stroomden deals automatisch door naar de volgende fase. Met automatische herinneringen en taaktoewijzingen maakten we de opvolging efficiënter en voorkwamen we vertragingen. Daarnaast implementeerden we verplichte stappen in de pipeline en stelden we dashboards in voor realtime inzicht.
Naast DocuSign hebben we uitgebreide ervaring met andere document- en offerte-oplossingen zoals Oneflow, PandaDoc en HubSpot Quotes. Afhankelijk van de specifieke wensen en processen van een organisatie, adviseren we altijd de tool die het beste past bij hun behoeften, zodat documentbeheer en goedkeuringsflows optimaal worden geoptimaliseerd.
Resultaten waar we trots op zijn
01 Overzicht in alle contacten en documenten
Doordat Urban Arrow alle contracten digitaal opmaakt en ondertekend is er één plek waar deze worden opgeslagen en ingezien kunnen worden. Waardoor er één waarheid bestaat.
02 Éen gestroomlijnd proces voor meerdere teams
Per fase in de pipeline moeten verschillende teams hun taken doen. De afhankelijkheden zijn nu zichtbaar en het proces wordt automatisch voortgezet wanneer een taak is afgerond
03 200% verbeterde doorlooptijd door automatisering
Doordat er geen afhankelijkheden meer zijn van fysieke documenten en het proces semi-geautomatiseerd verloopt is de doorlooptijd van nieuwe overeenkomsten met 200& gestegen
04 Betere & automatische klant communicatie
Doordat het dealerproces in verschillende fases in HubSpot is opgedeeld, ontvangt de dealer automatisch updates over de voortgang in elke stap.
05 Betere sturingsinformatie
Alle processen en de bijbehorende KPI's zijn nu meetbaar en in een overzichtelijk dashboard weergegeven. Hierdoor weet Urban Arrow wanneer er sommige fases/handelingen vertraging opleveren en hier actiegericht mee aan de slag kan
"Leapforce heeft ons erg goed geholpen bij de technische implementatie van ons digitale verwerkingsproces voor contracten in Hubspot met behulp van Docusign. Onze partnercontracten zijn nu volledig accuraat gedocumenteerd, deels geautomatiseerd en de doorlooptijd van nieuwe overeenkomsten is met meer dan 200% verbeterd. Waarin de backoffice, buitendienst, MT en finance naadloos samenwerken en er volledige rapportage is over de voortgang"
