Tijd is geld voor salesmanagers en hun teams. Tenminste, dit was het tot een paar jaar geleden. Inmiddels zijn de tijden veranderd, en zijn slim werken, automatisering en de juiste tools geld. De één kan in weinig tijd namelijk net zoveel bereiken als de ander in dagenlang mailen, bellen en handmatig rapporteren.
Hoe bespaar je zeeën van tijd en zorg je dat de meest tijdrovende taken niet meer handmatig hoeven? Met de uitgebreide Sales Hub helpt HubSpot salesteams tijd besparen.
Welke sales-activiteiten hoeven door HubSpot tegenwoordig niet meer handmatig? Lees snel verder voor een uitgebreid antwoord op deze vraag.
1. Sales pijplijn & prospecting
De belangrijkste functie voor salesmedewerkers en managers? Dat is misschien wel de sales pijplijn. Heb je deze goed in beeld én geoptimaliseerd? Stromen gekwalificeerde leads vanzelf de pijplijn in omdat je je sales- en marketing slim hebt ingericht en gebruik maakt van automatisering voor zover dat mogelijk is? Dan ben je steeds minder tijd kwijt, terwijl je steeds meer verkoopt.
In de Sales Hub heb je toegang tot een uitgebreide sales pijplijn. In één overzicht zie je alle deals terug, inclusief het stadium waarin ze zich bevinden en de acties die ze hebben uitgevoerd. Heb je een tijdje geen contact gehad met één van je deals? Dan zie je dit direct terug. Inclusief handige gegevens zoals de verwachte sluitdatum en het bedrag dat aan de deal is gelinkt.
Het onderhouden van een schone en nauwkeurige dealpijplijn is cruciaal voor effectief verkoopbeheer. Echter, handmatig beheer kan zorgen voor vervuiling en fouten in je data. HubSpot introduceert daarom een extra pijplijn voor leads, speciaal gericht op het kwalificeren van contacten voordat ze zich richting een aankoop bewegen.
Deze extra dealpijplijn heeft diverse voordelen:
- Het voorkomen van vervuiling: de deal wordt pas aangemaakt wanneer er contact met de lead heeft plaatsgevonden. Zo behoud je focus en overzicht in de pijplijn.
- Automatische opvolging: voeg je leads automatisch toe aan sequences en hou alle contactmomenten in beeld. Dit versnelt de conversie van lead naar deal aanzienlijk.
- Betere inzichten: krijg inzicht in het verkoopproces, waardoor je sneller kunt reageren op leads die klaar zijn voor een gesprek.
2. Dashboarding
Handmatig dashboards inrichten en bijhouden is tijdrovend. HubSpot's dashboarding functie verandert dit proces, door dashboards automatisch bij te werken. Op je dashboard vind je bijvoorbeeld het aantal gepleegde belletjes, de verzonden e-mails en conversiepercentages per fase van de klantreis; allemaal in één handig overzicht.
Hoe werkt dit precies? Stel, je laat HubSpot registreren hoe iedere nieuwe afspraak tot stand komt. Via een link bijvoorbeeld, of via een mail of belletje. Deze informatie voedt je dashboard, en dat geeft je inzicht in de resultaten. Niet alleen van jezelf, maar ook van de rest van het team.
Bijkomend voordeel? De dashboards kunnen ook worden gebruikt om de voortgang van je team te monitoren. Denk aan salesgerelateerde zaken, accountmanagement en salesteam-management. Dit geef je een handig en holistisch beeld van je bedrijfsprestaties!
3. Sequences
Voordat HubSpot op het toneel verscheen, kon het salesproces behoorlijk ongestructureerd en tijdrovend zijn. Met de introductie van sequences heeft HubSpot gelukkig een manier gevonden om het salesproces te standaardiseren. En dit bespaart salesteams een hoop werk.
Hoe werkt dit precies? Stel je voor, een lead downloadt een e-book vanaf je website. In plaats van handmatig een taak aan te maken om deze lead te kwalificeren, doet HubSpot dit automatisch. Ook plaatst het platform de lead in een vooraf gedefinieerde sequence. Deze sequence bestaat bijvoorbeeld uit een reeks automatisch gepersonaliseerde e-mails, een LinkedIn-verzoek en een taak om te bellen. Heeft de lead bijvoorbeeld een afspraak geboekt of een mail beantwoord? Dan wordt deze automatisch uit de sequence gehaald.
Verregaande automatisering zorgt dat het salesteam kan doen wat ze het liefste (en beste) doen: het bouwen van waardevolle relaties met (potentiële) klanten.
4. Lead scoring
Met (hopelijk) lange lijsten met leads, is (bijna) niets lastiger dan het maken van de juiste keuzes. Welke leads hebben de meeste potentie? Waar moet je je tijd in investeren? Met HubSpot’s lead scoring functie zijn deze vragen gelukkig verleden tijd. Je volgt hiermee namelijk in real-time alle marketing touchpoints van je leads. Denk aan e-mails, geklikte links, het aantal paginaweergaven, het aantal formulierinzendingen, en registraties voor webinars en natuurlijk nieuwe websitebezoeken. Elk van deze interacties wordt gekoppeld aan een score, waardoor je een duidelijk beeld krijgt van de interesse van je leads en klanten.
Stel, een lead opent meerdere keren het afgewezen voorstel dat je twee kwartalen geleden per mail hebt gedeeld. HubSpot merkt dit op en stuurt automatisch een bericht naar deze lead. Wil je dit liever niet? Dan wordt er automatisch een taak voor je aangemaakt en kun je zelf in actie komen.
5. Playbooks
Voorbereiding is het halve werk, vooral in sales. Met HubSpot’s playbooks word je een kei in meetings, zonder urenlange voorbereidingstijd. Belangrijk gesprek met een lead of klant op de planning? Playbooks brengen structuur in je meetings in de vorm van een questionnaire met belangrijke vragen en punten.
Zie je playbook als een persoonlijke gespreksleider. Terwijl je in gesprek bent met je lead, zie je alle belangrijke gespreksonderwerpen op een rij in de app. Ook kun je direct alle antwoorden verwerken die je tijdens je gesprek krijgt. Zo mis je geen belangrijke punten, en wordt alle belangrijke informatie direct veilig bewaard. Geen losse papieren meer, alleen gestroomlijnde, doelgerichte gesprekken die je helpen om je salesdoelen te bereiken.
6. Segmentatie
Segmentatie is een essentieel onderdeel van het salesproces, maar het handmatig creëren van lijsten is bijna niet te doen. Gelukkig heeft HubSpot segmentatie makkelijk gemaakt en stuur je binnen het platform moeiteloos de juiste communicatie op het juiste moment naar de juiste leads en klanten.
HubSpot maakt gebruik van actieve- en statische lijsten. Actieve lijsten worden automatisch bijgewerkt op basis van vooraf ingestelde criteria. Bijvoorbeeld: je stelt een lijst in van contacten die je in het verleden hebt gesproken, maar waarmee geen deal is gesloten. Voldoen ze op een later moment aan bepaalde criteria, zoals het openen van een mail of het klikken op een link? Dan wordt er automatisch opnieuw contact opgenomen.
Statische lijsten zijn lijsten met vaste momenten waarop (vaak eenmalige) communicatie wordt uitgestuurd. Denk bijvoorbeeld aan een bedankmail bij het downloaden van een e-book of een follow-up na een online event. Vroeger moest je handmatig je contacten nagaan om deze lijsten te creëren, maar (gelukkig) hoeft dat inmiddels niet meer.
7. Scripts
Je account koppelen met een andere tool? HubSpot heeft een open platform ontwikkeld, met meer dan 1.000 apps en integraties. Welke functie je ook nodig hebt, de kans is groot dat je je HubSpot-account hiermee kunt uitbreiden.
Ook Leapforce draagt hier een steentje aan bij. Op zoek naar een telefoonnummer, LinkedIn-profiel of de KVK-gegevens van een potentiële B2B-klant? Wij hebben diverse scripts ontwikkeld waarmee je deze gegevens binnen no-time in je HubSpot account hebt staan. Helemaal automatisch en supersnel.
Onze handige scripts voeren diverse acties automatisch uit. Denk bijvoorbeeld aan het volgende:
- Een script voor het herformatteren van landen en telefoonnummers, voor betere nummerherkenning en gestandaardiseerde landgegevens op contact- en bedrijfsniveau.
- Een script voor het ophalen van KVK-gegevens, zoals een handelsnaam, KVK-nummer, het aantal medewerkers van een bedrijf, de rechtsvorm, etc.
- Een script voor het verifiëren van e-mailadressen en het automatisch ophalen van LinkedIn-profielen op basis van naam, bedrijf en functietitel.
We blijven onze scripts dan ook doorontwikkelen en hebben grootse plannen voor meer functionaliteiten in de toekomst.
8. De app
De HubSpot app is je persoonlijke sales assistent - in je broekzak. Contacten bijhouden, nummers opslaan en aantekeningen maken van je telefoongesprekken? Met de app gaat dit (bijna) allemaal automatisch.
Gaat de telefoon? Dan kun je opnemen met bijvoorbeeld: "Ha Frank, leuk je weer te spreken! Hoe is het bij Innovatie Impuls?" De app helpt je goed geïnformeerd een gesprek in te gaan. Je hebt alle relevante informatie in beeld en ziet in één oogopslag alle interacties die je met de lead of klant hebt gehad. Van e-mail tot telefoongesprek; alles wordt opgeslagen. Daarnaast kun je ook volledige gesprekken opnemen, zodat meetypen (of krabbelen) tijdens het gesprek niet meer nodig is.
Een leuke extra functie? Dat is de business card scanner. Scan simpelweg een business card van een nieuw contact, en alle info staat binnen no-time in HubSpot. Dit zorgt voor een naadloze overgang van ontmoeting tot vervolggesprek én bespaart een hoop administratie.
9. Samenspel met andere hubs
Bijna niets is vervelender dan tientallen tabbladen, tools die nét langs elkaar heen werken en rapporten die je uit al je tools bij elkaar moet harken. HubSpot weet dit als geen ander, en dit is één van de redenen dat het platform de verschillende hubs heeft ingericht. Iedere hub heeft een eigen rol, en toch werken ze allemaal samen als één geheel.
De voordelen? Denk bijvoorbeeld aan:
- Centrale data: Sales-, marketing- en servicedata op één plek. Handmatig knutselen met rapporten is hierdoor niet meer nodig en data-overdracht tussen systemen is zo gebeurd.
- Automatische synchronisatie: beweegt een lead van de Marketing Hub naar de Sales Hub en is het tijd voor actie vanuit het salesteam? Dan beweegt ook de relevante informatie automatisch door de systemen, richting de juiste medewerkers. De salesmedewerker heeft hierdoor direct alle relevante achtergrondinformatie in beeld, wat het salescontact een stuk makkelijker maakt.
- Betere samenwerking: Sales-, marketing- en serviceteams hebben toegang tot alle benodigde informatie. Dit zorgt voor minder onnodige contactmomenten onderling, en dat scheelt tijd.
10. Meeting link
Afspraken maken zonder gepuzzel in je agenda en handmatige mails heen en weer? Met HubSpot’s handige Meeting Link is dit niet meer nodig. Creëer simpelweg een persoonlijke link en laat leads en klanten zelf hun afspraken met je inplannen.
Benieuwd hoe dit werkt? Klik hier voor de gedeelde link van onze Philip Hennemann en Leo Braak. Heb je vragen? Plan gerust een meeting in. De tool selecteert een moment waarop één van deze experts beschikbaar is.
