OAMKB: één HubSpot-omgeving voor een administratie- en adviesorganisatie met 7 vestigingen

In februari 2024 startten we met een kick-off en een projectplan waarin we doelen, planning en verantwoordelijkheden vastlegden met alle betrokkenen van OAMKB. Daarna bouwden we in vijf stappen één HubSpot-omgeving voor alle kantoren.

We begonnen bij het proces. Pas toen dat helder was, richtten we HubSpot in op de manier waarop OAMKB wil verkopen.

1. Procesinventarisatie: we brachten het bestaande verkoopproces in kaart, legden de knelpunten en automatiseringskansen bloot en vertaalden het verbeterde proces naar HubSpot.
2. Data en automatisering: via de voormalige KVK Scanner van Leapforce (nu Business Essentials van Leapware) worden bedrijfsgegevens automatisch aangevuld vanuit het KVK-register. De LinkedIn Lookup app van Leapforce koppelt LinkedIn-profielen aan contacten. We laadden de bestaande klantdata in HubSpot: 2.718 nieuwe records en 8.391 bijgewerkte, met het Exact-ID erbij voor een latere koppeling met de boekhouding. Het portaal verhuisde naar Europese servers, zodat de financiële klantdata binnen de EU blijft. Alle producten en diensten van OAMKB staan in HubSpot, en verplichte velden per fase houden de data compleet.
3. Sales: leads komen automatisch binnen via meetinglinks en HubSpot-formulieren op de website. Daarna nemen geautomatiseerde opvolging en sales-draaiboeken het over. Met offertetemplates maakt het team een offerte in een paar klikken en laat die direct digitaal ondertekenen.
4. Marketing: we koppelden socials, advertentieplatformen en de website aan HubSpot, richtten leadscoring in en bouwden klantreizen met automatische opvolging.
5. Dashboards en training: KPI-dashboards geven inzicht in sales, marketing en datakwaliteit. Met trainingssessies en doorlopende support werken ook collega’s zonder technische achtergrond dagelijks in HubSpot. In juni 2024, vier maanden na de kick-off, trainden we de vestigingsleiders.