Praktisch AI advies voor managers van MKB bedrijven

AI voor MKB: Jouw kans op groei

Kunstmatige intelligentie (AI) is geen trend, maar dé manier om je bedrijf slimmer en efficiënter te maken. MKB-bedrijven die AI omarmen, winnen tijd, besparen kosten en bieden hun klanten een betere ervaring.

91% van de bedrijven die AI heeft omarmd zegt dat AI hun omzet een boost heeft gegeven (bron).

Dit artikel helpt je om direct de eerste stappen te zetten.

1. Essentiële AI-kennis voor MKB’ers

1.1 AI is here to stay

Artificial Intelligence (AI) is geen hype, maar een blijvende revolutie. AI maakt het mogelijk om werknemers te helpen of vervangen met een systeem dat het werk sneller én beter kan, dag en nacht doorwerkt en dat allemaal voor een fractie van de prijs.

Terugkijkend naar videobanden, faxapparaten en telefooncellen, zie je dat als iets beter én goedkoper kan, we niet meer terug gaan naar oude werkwijzen.

1.2 AI in begrijpelijke taal

Om AI effectief te benutten, is het praktisch om enkele basisbegrippen te kennen:

Kunstmatige Intelligentie (AI)

Artificial Intelligence (AI), of kunstmatige intelligentie, is een technologie die zich richt op systemen die menselijke denkprocessen nabootsen. Deze systemen zijn in staat om te leren, redeneren, patronen te herkennen en beslissingen te nemen op basis van data.

Prompt Engineering

Dit is de kunst van het formuleren van de juiste instructies (prompts), zodat een AI-model precies doet wat je wilt.

Machine Learning

Machine learning is een onderdeel van AI waarbij systemen leren van data. In plaats van alles handmatig programmeren, worden algoritmes getraind op basis van voorbeelden.

Large Language Models (LLM)

Large Language Models (LLM) zijn grote computerprogramma's die heel veel teksten hebben bestudeerd. Hierdoor kunnen ze op een menselijke manier teksten genereren, vragen beantwoorden en zelfs creatief meedenken. Denk bijvoorbeeld aan ChatGPT, dat net zo kan schrijven als een mens.

AI agents

• Bill Gates, founder Microsoft: “Agents are not only going to change how everyone interacts with computers. They’re also going to upend the software industry, bringing about the biggest revolution in computing since we went from typing commands to tapping on icons.

• Mark Zuckerberg, CEO Meta: “Every business in the future, just like they have an email address, a website, and a social media presence today, is going to have an AI agent that their customers can talk to in the future."

• Darmesh Sha, Co-founder Hubspot: "Since our founding 18 years ago, we've been inspired by Apple. Just as the iPhone and App Store changed the world, we believe the future will be shaped by AI agents."

Een AI-agent is software die gebruikmaakt van kunstmatige intelligentie en diverse tools om een doel te bereiken dat meerdere stappen vereist. Denk bij tools bijvoorbeeld aan een database met klimaatgegevens, een rekenmachine of een andere agent die websites kan doorzoeken.

Wat deze agents extra krachtig maakt, is dat ze leren van eerdere interacties met de gebruiker. Ze onthouden je voorkeuren, zodat ze in de toekomst nog beter kunnen presteren.

De technologie bestaat inmiddels om AI niet langer alleen om specifieke antwoorden te vragen, maar simpelweg een doel op te geven, waarna de AI-agent er zelfstandig mee aan de slag gaat.

Een voorbeeld:
“Bestel zonnebrand voor mijn aankomende vakantie.” 

Dan bepaalt de AI eerst zelf een plan:

1. Uitzoeken hoe lang en waarheen je op vakantie gaat (via je agenda).

2. Bepalen welke zonnebrand moet worden besteld (op basis van eerdere voorkeuren en klimaat van de bestemming).

3. Uitrekenen hoeveel zonnebrand nodig is (richtlijnen opzoeken en vermenigvuldigen met het aantal vakantiedagen).

4. Zoeken naar de beste deal (internet doorzoeken).

5. Akkoord voor bestelling vragen

6. Bestelling plaatsen

Zolang de AI-agent toegang heeft tot de juiste tools, voert hij dit plan vervolgens volledig zelfstandig uit.

Zijn agents binnenkort net zo onmisbaar als apps?

1.3 AI risico's en digitale veiligheid

Data veiligheid

De grootste zorg rond AI is wat er met je data gebeurt. Je wilt immers niet dat vertrouwelijke bedrijfs- of klantinformatie op straat komt te liggen.

Gebruik daarom alleen systemen waarvan je weet dat ze veilig omgaan met je data.

ChatGPT wordt gezien als een betrouwbare optie. Maar ook dan is het belangrijk dat je een betaald account hebt en dat je hebt ingesteld dat jouw data niet wordt gebruikt voor het trainen van modellen.

Dat modellen niet worden getraind betekent niet dat jouw data niet wordt opgeslagen. Ook bij ChatGPT wordt je data opgeslagen (door OpenAI), net als bij andere diensten zoals Google Drive.

In plaats van AI volledig mijden uit angst voor risico’s, adviseert Leapforce een afweging te maken tussen de mogelijke voordelen en de risico’s. Veel bedrijven kiezen voor ChatGPT omdat zij OpenAI meer vertrouwen dan bijvoorbeeld andere aanbieders, zoals DeepSeek.

Het is ook mogelijk om een bedrijfsinterne oplossing te implementeren. Op die manier heb je volledige controle over jouw eigen data. 

Fouten door AI

Wanneer je een rekensom intoetst bij jouw rekenmachine, dan is er geen twijfel over mogelijk of hij het juiste antwoord geeft. Dat geldt eigenlijk voor computers in het algemeen.

Met Artificial Intelligence werkt dat net even wat anders. Dit soort systemen lijken in dit opzicht meer op een mens dan op een computer. Dat is eigenlijk ook logisch als we met een computer de intelligentie van een mens proberen na te bootsen.

Het is cruciaal om, als je AI iets laat doen, er niet klakkeloos vanuit te gaan dat het klopt. AI maakt fouten. Het kan ook zo zijn dat hij de eerste keer wel het juiste antwoord geeft en de volgende keer niet, terwijl de vraag hetzelfde is.

Eén keer testen of iets werkt, is dus absoluut niet genoeg. Blijf de output van de AI altijd goed controleren.

2. Praktisch advies voor het benutten van kunstmatige intelligentie

2.1 Maak slimme keuzes bij het inhuren van ZZP’ers

Het ZZP-landschap verandert. Dankzij AI kun je nu diensten zoals copywriting en design voor een fractie van de prijs aanbieden. Dit betekent niet dat je direct afscheid moet nemen van je huidige ZZP'ers.

Het is essentieel dat zij AI op de juiste manier inzetten. Een ZZP'er die AI effectief gebruikt, kan voor de helft van de prijs betere resultaten leveren dan zijn "ouderwetse" competitie.

Herevalueer daarom je samenwerking en voer een open gesprek. Kies voor jouw vertrouwde ZZP'er die de juiste tools leert inzetten en bouw samen aan betere resultaten.

2.2 Geduld is een schone zaak

Schrijf een AI-systeem niet direct af als het niet meteen het gewenste resultaat oplevert. Net als bij een nieuwe werknemer, gaat er nog wel eens wat fout. De nieuwe werknemer zou je dan ook niet meteen ontslaan. Je stopt tijd en moeite in hem of haar, zodat het resultaat de volgende keer wel goed is.

Maar op de één of andere manier hebben we met computers een stuk minder geduld. Dat is doodzonde, want als je iets te vroeg afschrijft, dan loop je het risico dat je kansen laat liggen. 

2.3 Betrek jouw medewerkers

Te veel ondernemers maken een hele AI-strategie zonder enige communicatie met de medewerkers. Start het gesprek. Vraag medewerkers wat ze vinden van AI, of ze er behoefte aan hebben, of ze er open voor staan om dingen anders te doen, en ook welke ideeën zij hebben.

2.4 Onderschat de menselijke factor niet

Zonder technische kennis is het lastig in te schatten hoeveel werk een AI-oplossing vergt. Vaak overschat men de complexiteit om waarde te leveren met een AI oplossing, terwijl de menselijke adoptie juist wordt onderschat.

Neem bijvoorbeeld een AI-notetaker: dit systeem maakt tijdens je meeting aantekeningen en stelt een samenvatting op. Binnen een uur werkt het perfect, maar in de praktijk is de echte uitdaging dat iedereen het consequent moet gebruiken.

2.5 Documenteer en verzamel data

Een groot deel van het takenpakket van AI bestaat uit tekst/ data verwerken. De output van jouw AI-oplossing is daarom ook direct gerelateerd aan de kwaliteit van de input is die je erin stopt. Garbage in = garbage out. Zorg daarom dat je de input voor de systemen op orde hebt. Documenteren kost tijd en data verzamelen al helemaal. Wacht er niet te lang mee want anders wordt data de bottleneck in jouw implementatietraject. 

Heb je al een database opgebouwd van veelgestelde vragen en antwoorden? Houd je bij elke verloren deal bij waarom het niet is gelukt? Is alle documentatie up-to-date? 

3. Outline om de kracht van AI te benutten

De potentie van AI is voor velen duidelijk. Toch gebruikte pas 23% van de bedrijven met meer dan 10 medewerkers in 2024 een AI oplossing (bron). Nu is het moment om actie te ondernemen.

Als jij succes wil boeken, dan is deze blog een mooie start, maar nog lang niet voldoende. Het echte leren en presteren komt wanneer je ermee aan de slag gaat. Begin klein en begin vandaag.

Er zijn oneindig veel AI-mogelijkheden. De kunst is om de low effort & high impact oplossingen voor jouw bedrijf te vinden. Onderstaande stappen geven een globaal overzicht van wat daarbij komt kijken.  

3.1 The big picture in kaart brengen

Info verzamelen

Verzamel eerst alle benodigde informatie. Dit kan het best door alle bestaande documentatie te verzamelen, een questionnaire in te laten vullen door de stakeholders en de belangrijkste stakeholders te interviewen.  

Analyse van informatie

Het analyseren van de informatie geeft richting voor het vinden van de juiste oplossingen. Als je de juiste vragen stelt kun je conclusies trekken over de volgende aspecten: 

Key Focus: 
Dit betreft het afstemmen van de oplossingen op het businessdoel dat je voor ogen hebt. Als je weinig klanten hebt is het bijvoorbeeld niet logisch om te richten op customer support. Kies uit:

1. Meer business
2. Betere business
3. Efficiëntere business

Bottlenecks in processen:
Vaak is er zonder diepgaand onderzoek al een proces aan te wijzen dat simpelweg veel tijd kost en niet soepel loopt. Welke proces binnen jouw key focus loopt nog niet zo lekker? 

Dat is een goed startpunt.

AI readiness:
In andere woorden, in welke mate is jouw bedrijf klaar om technologie te adopteren. Lage AI readiness vraagt bijvoorbeeld om oplossingen waarvan het succes niet/ beperkt afhangt van een menselijke factor. Hierin spelen zowel de gebruikers als het management een belangrijke rol. 

Je kunt de AI readiness opdelen in zes factoren: 

1. Strategie 
2. Infrastructuur
3. Data
4. Governance
5. Cultuur 
6. Talent

3.2 Processen in kaart brengen

Om het proces goed in kaart te brengen kun je het proces het best stap voor stap doorlopen en documenteren. Voor het automatiseren ervan is het goed om onderscheid te maken tussen welke acties er worden uitgevoerd en welke beslissingen er worden gemaakt. 

3.3 Roadmap opstellen 

Het is niet nodig om een uitgebreid plan te maken dat in detail beschrijft wat er komende 12 maanden wordt gedaan. Als het goed is heb je na het uitvoeren van bovenstaande stappen een beeld van waar je moet beginnen. Stel een plan op voor een proof of concept en zorg dat je er praktisch mee aan de slag gaat. Maak het vooral niet te ingewikkeld. 

3.4 Aan de slag

Hoe dit eruit gaat zien is geheel afhankelijk van de behoeften van jouw bedrijf. Er zullen tegenslagen zijn, maar die tegenslagen overwinnen gaat gepaard met ongekende stappen in efficiëntie en resultaat. Hoe eerder je begint, hoe eerder je de vruchten ervan zult plukken. 

4. Conclusie

AI is geen toekomstmuziek, maar een praktisch hulpmiddel dat nu al binnen handbereik ligt voor jouw MKB-bedrijf. Bedrijven die vandaag beginnen bouwen een voorsprong op ten opzichte van de concurrentie.

Begin klein, betrek je medewerkers en wees geduldig tijdens de leercurve. 

Klaar om de kracht van AI te benutten voor jouw onderneming? Vraag dan nu de AI Scan aan en ontdek welke specifieke toepassingen voor jouw bedrijf het verschil kunnen maken.