Urban Arrow Hero

Een 200% efficiënter dealerproces voor Urban Arrow met HubSpot

Klant

Urban Arrow

100+ medewerkers

E-Bikes

Oplossingen

HubSpot-implementatie

Automatisering

Realtime dashboards

Bij Urban Arrow hebben we het dealerproces aanzienlijk verbeterd met HubSpot. Door slimme automatisering en digitalisering is de doorlooptijd met 200% verkort. Bijkomende voordelen? Teams werken efficiënter samen, hebben meer overzicht en doen minder handmatig werk.

Urban Arrow ontwerpt en produceert elektrische bakfietsen voor gezinnen en bedrijven. Het snelgroeiende bedrijf heeft een internationaal dealernetwerk en ambitieuze groeidoelen. Om deze groei te ondersteunen, hielpen wij met het opzetten van een schaalbaar, toekomstbestendig proces met HubSpot.

Doelstelling

Urban Arrow wilde het dealerproces 
binnen 6 maanden versnellen en vereenvoudigen. Minder handmatig werk moest zorgen voor een foutlozer verloop en kortere doorlooptijden.

Belangrijkste resultaat

200%

Snellere doorlooptijd van overeenkomsten
(van 3 weken naar 1 week)

Urban_Arrow_kids
Urban Arrow logo

Aanpak

We begonnen met een duidelijke kick-off en een strak projectplan. Objectives en Key Results (OKR’s) brachten de teams snel op één lijn. In samenwerking met Urban Arrow brachten we het dealerproces in kaart. Zo konden we precies zien waar automatisering en optimalisatie de grootste impact zouden hebben.

  1. Duidelijke kick-off en projectplan – We startten met een heldere kick-off en bepaalden concrete OKR’s om alle teams op één lijn te krijgen.
  2. Procesanalyse en optimalisatie – In samenwerking met Urban Arrow brachten we het volledige dealerproces in kaart, zodat we de knelpunten konden identificeren.
  3. Automatisering implementeren – We kozen voor DocuSign om documentstromen te automatiseren en de deals door de pipeline te laten stromen.
  4. Efficiëntie verhogen met automatische herinneringen – Automatische herinneringen en taaktoewijzingen versnelden de opvolging en voorkwamen vertragingen.
  5. Realtime inzicht en optimalisatie – Dashboards gaven realtime inzicht en we stelden verplichte stappen in de pipeline in om het proces te optimaliseren.
Urban Arrow

Resultaten

Door alle contracten digitaal op te maken en te ondertekenen, heeft Urban Arrow één centrale plek gecreëerd voor het opslaan en inzien van documenten. Dit zorgt voor één waarheid, wat de transparantie en efficiëntie verhoogt.

Het dealerproces is opgesplitst in fases binnen HubSpot, waarbij per fase specifieke teams verantwoordelijk zijn voor hun taken. De afhankelijkheden tussen teams zijn zichtbaar, en het proces gaat automatisch verder zodra een taak is afgerond. Door de semi-geautomatiseerde werkwijze is de doorlooptijd van nieuwe overeenkomsten met 200% versneld. Dealers ontvangen automatisch updates over de voortgang in elke fase.

Alle processen en KPI's zijn nu meetbaar en in een overzichtelijk dashboard weergegeven. Hierdoor kan Urban Arrow snel vertragingen herkennen en gericht actie ondernemen.

Belangrijkste resultaat

0%

Snellere doorlooptijd van overeenkomsten
(van 3 weken naar 1 week)

Transparantie

0

Gestroomlijnd proces met verschillende fases binnen HubSpot

Minder vertragingen

0%

Door realtime dashboards kan Urban Arrow vertragingen snel herkennen en oplossen

Meer inzicht

0

Actieve dealers inzichtelijk in
het dashboard

Quote

“Leapforce heeft ons erg goed geholpen bij de technische implementatie van ons digitale verwerkingsproces voor contracten in Hubspot met behulp van Docusign. Onze partnercontracten zijn nu volledig accuraat gedocumenteerd, deels geautomatiseerd en de doorlooptijd van nieuwe overeenkomsten is met meer dan 200% verbeterd. Waarin de backoffice, buitendienst, MT en finance naadloos samenwerken en er volledige rapportage is over de voortgang”

Fabio Bottelier

CRM Manager, Urban Arrow

Fabio Bottelier

Awards

FDGazelle

FD Gazelle

4 jaar op rij van 2022 tot 2025

Meer werk

Nieuwsgierig naar andere succesverhalen?

Bekijk al ons werk
Logo Symbol

Met Leapforce ga je voor de juiste klik en meer clicks. Klantreizen die converteren. Systemen die schalen. Growth en tech hand in hand. In HubSpot bouwen we je groeimachine. Met strategie, automatisering en meetbare resultaten. Elke klik telt, elke euro rendeert.

© 2025 Leapforce

  • LinkedIn
  • Instagram
CookiesPrivacybeleid