HubSpot-implementatie: van scoping tot adoptie.

Stap je over vanaf een ander CRM, of begin je voor het eerst met HubSpot? Hieronder lees je hoe het traject verloopt, wat het kost en hoe je team er straks dagelijks mee werkt. Wil je sparren over jouw situatie? Neem dan contact met ons op.

Wat houdt een HubSpot-implementatie in?

Bij een implementatie komen verschillende onderdelen samen: je datamodel, je marketing-, sales- en serviceprocessen, de systemen eromheen en de mensen die ermee werken. Samen bepalen deze onderdelen hoe HubSpot voor jouw organisatie wordt ingericht.

Tijdens een implementatie richten we het CRM in, zetten we pipelines en workflows op, migreren en schonen we data op, leggen we koppelingen met bestaande systemen en trainen we je team.

Hoe die implementatie er precies uitziet, verschilt per organisatie. Welke hubs en functionaliteiten heb je nodig? Hoe groot is je organisatie? Hoe werken je teams? En stap je over vanuit een ander systeem? Deze keuzes bepalen de omvang en aanpak van het traject.

Niet alles valt standaard binnen een implementatie. Contentcreatie en SEO, nurture-programma's, advertentie-optimalisatie, custom code, niet-standaard koppelingen en migraties uit meerdere bronsystemen vallen buiten de standaardscope. We bespreken deze werkzaamheden apart en voeren ze indien nodig uit als aanvullend traject of meerwerk.

Wil je beginnen bij de basis? Lees dan eerst wat HubSpot precies is.

Hoeveel tijd kost een HubSpot-implementatie?

Hoelang een HubSpot-implementatie duurt, hangt af van het aantal Hubs, gebruikers en afdelingen dat ermee gaat werken. Ook datamigratie, het aantal koppelingen en de hoeveelheid maatwerk spelen een rol. Een kleine implementatie is meestal binnen één tot twee maanden afgerond. Kies je voor Enterprise en gaan sales, marketing en service allemaal met HubSpot aan de slag? Dan duurt het traject zes tot twaalf maanden. Een middelgrote implementatie zit daar tussenin.

Een voorbeeld? Onze klant Janson Bridging rolde HubSpot uit over zes landen, van een pilot in Nederland tot volledige Europese dekking. Binnen twaalf maanden was maar liefst 85% van de gebruikers actief in het nieuwe systeem.

De inzet van je eigen team.

Houd ook rekening met de inzet van je eigen team. Reken op een ambassadeur per betrokken team, die gedurende zes tot acht weken twee tot vier uur per week beschikbaar is. De project owner besteedt twee tot zes uur per week aan het traject. Daarnaast is een sponsor uit de directie nodig, die één tot twee uur per maand betrokken is. Rond de datamigratie, testfase en livegang ligt de werkdruk doorgaans hoger.

Wat kost een HubSpot-implementatie?

Wat een HubSpot-implementatie kost, hangt af van de omvang en complexiteit van het traject. Een implementatie voor één team met een Professional-licentie kost meestal € 5.000 tot € 10.000. Werken marketing, sales en service met HubSpot op Professional, dan liggen de kosten doorgaans tussen € 15.000 en € 30.000. Voor Enterprise met meerdere teams betaal je ongeveer € 20.000 tot € 50.000. Bij uitgebreide koppelingen of veel maatwerk kunnen de kosten oplopen van € 30.000 tot enkele tonnen.

Het uiteindelijke bedrag hangt onder meer af van het aantal gebruikers, de omvang van de datamigratie, het aantal koppelingen en de hoeveelheid maatwerk. Wil je weten wat een implementatie voor jouw organisatie kost? Dan maken we graag een offerte op maat.

Let op: de implementatiekosten staan los van de licentiekosten van HubSpot zelf. Voor het gebruik van HubSpot betaal je per seat, afhankelijk van de gekozen editie. Op Professional en Enterprise rekent HubSpot een verplichte onboardingfee. Implementeer je HubSpot met een geaccrediteerde partner zoals Leapforce, dan vervalt deze fee. Lees meer over HubSpot-onboarding of bekijk de actuele licentiekosten op onze HubSpot-pricingpagina.

Hoe werkt onboarding bij een HubSpot-implementatie?

Onboarding is het traject waarin je team leert werken met HubSpot. Zonder een team dat HubSpot dagelijks gebruikt, levert het systeem weinig op. We trainen per rol, gaan gefaseerd live en sturen op gebruik met dashboards en coaching. Hoe we dat aanpakken, lees je op onze pagina over HubSpot-onboarding.

Migreren vanaf een ander CRM.

Werk je al met een ander CRM, zoals Salesforce of Pipedrive? Je bestaande data, rapportages en integraties nemen we mee in de scoping. Contacten, deals en historie krijgen in HubSpot een plek, opgeschoond en gestructureerd volgens het nieuwe datamodel. Rapportages herbouwen we, zodat je vanaf dag één met dezelfde inzichten verder kunt.

Bij een overzichtelijke migratie lever je de data aan via de HubSpot-importtemplates. Je gebruikt één werkblad per object, met een uniek domein voor elk bedrijf en een uniek e-mailadres voor elk contact. Tijdens het project ontvang je de volledige aanlevercriteria. Bij grotere migraties gebruiken we onze eigen migration engine. Die koppelt je oude systeem aan HubSpot en houdt beide systemen tot de livegang gesynchroniseerd. Zo kan je team overstappen zonder datastop.

Wil je weten hoe zo'n overstap er in de praktijk uitziet? Lees meer over migreren van Salesforce naar HubSpot, of bekijk hoe we de migratie van Energyhouse aanpakten.

Koppelingen en maatwerk.

HubSpot koppel je via de App Marketplace aan honderden bestaande systemen. Van boekhoudpakketten en telefonie tot e-commerceplatforms en ERP-systemen. Denk aan je facturatiesysteem, klantenservicetool of marketingtools buiten HubSpot. Voor veel systemen is al een kant-en-klare integratie beschikbaar. Ontbreekt die? Dan bouwt ons eigen techteam een maatwerkkoppeling die aansluit op jouw processen en systemen.

Daarnaast bouwen we via Leapware, ons eigen HubSpot-appbedrijf, native apps voor de HubSpot Marketplace, zoals de CreditSafe-app en Business Essentials. Wij leveren de functionaliteit die HubSpot niet standaard biedt.

Zelf implementeren of met een partner?

Met HubSpot Starter kun je zelf aan de slag als je implementatie eenvoudig is en je hier intern tijd voor hebt. Je regelt zelf de inrichting, datamigratie, tests en training. Wel komt dit met een risico: zonder ervaring kies je sneller de verkeerde structuur, mis je koppelingen die je later alsnog nodig hebt of duurt de inrichting langer dan gepland.

Op Professional en Enterprise is onboarding verplicht. Je kunt HubSpot zelf opbouwen met begeleiding op afstand van HubSpot, tegen een eenmalige fee, of de inrichting samen met een geaccrediteerde partner uitvoeren. In dat laatste geval vervalt de onboardingfee.

Een partner wordt vooral interessant bij meerdere Hubs, complexe workflows, veel koppelingen, meerdere teams of een migratie vanuit een ander CRM. Je krijgt hulp bij het datamodel, de inrichting, migratie en tests, zodat je niet zelf alle technische en inhoudelijke keuzes hoeft uit te zoeken.

Twijfel je tussen zelf doen en een partner inschakelen? Lees dan hoe je een HubSpot-partner kiest en bekijk Leapforce in de HubSpot Solutions Directory. Lees ook meer over HubSpot-onboarding.