Migratie van Salesforce naar HubSpot zonder IT-hoofdpijn.

Wat houdt een migratie van Salesforce naar HubSpot in?

Veel bedrijven zien een CRM-migratie als een technisch project: zoveel mogelijk data van systeem A naar B verplaatsen. Dit is een fout. Een migratie van Salesforce naar HubSpot draait in de kern namelijk niet om data, maar om de processen die je in dat CRM organiseert. Data en automatiseringen volgen hier logisch uit, niet andersom.

Naast processen, staan ook werkwijzen centraal. HubSpot ziet er anders uit dan Salesforce en gebruikt andere termen. Zo wordt een 'Account' een 'Company', en een 'Opportunity' een 'Deal'. Dit voelt onwennig in week één, maar je verkoopproces (routing, pipelining, closing) voelt hetzelfde. Verkopers merken: dit is het werk dat ik deed, alleen overzichtelijker.

Wat is de doorlooptijd van een migratie van Salesforce naar HubSpot?

Salesforce-naar-HubSpot-migraties duren gemiddeld twee tot drie maanden. Bij Leapforce werken we in afgebakende fases met harde deadlines en heldere oplevermomenten. Je weet vooraf exact wanneer het nieuwe systeem live gaat, of je nu drie teams hebt of tien, of je processen eenvoudig zijn of complex. 

Een waarschuwing vooraf: veel bedrijven starten met slechte data. Slechte datakwaliteit kost organisaties gemiddeld 12,9 miljoen dollar per jaar. Daarom adviseren we altijd om je database op te schonen voordat de migratie begint. Verwijder duplicaten, verouderde contacten en andere troep. Hoe schoner je startpunt, hoe sneller de migratie zelf.

Hoeveel werk is de migratie en implementatie voor jouw organisatie?

Een migratie en implementatie doe je samen. Vanuit jouw organisatie hebben we een kernteam nodig, met daarin de volgende functies:

• Ambassadeur marketing: 2 tot 4 uur per week, gedurende 6 tot 8 weken. Levert input voor campagnes en automation, helpt data opschonen en bereidt training voor.

• Ambassadeur sales: 2 tot 4 uur per week, gedurende 6 tot 8 weken. Levert procesinput, valideert de inrichting, helpt data opschonen en bereidt training voor.

• Ambassadeur customer service: 2 tot 4 uur per week, gedurende 6 tot 8 weken. Levert procesinput, valideert de inrichting, helpt data opschonen en bereidt training voor.

• Project owner: 2 tot 6 uur per week, gedurende het hele traject. Coördineert, bewaakt prioriteiten en scope en stemt af met Leapforce.

• Sponsor uit de directie: 1 tot 2 uur per maand, gedurende het hele traject. Neemt besluiten, geeft akkoord en is beschikbaar bij escalaties.

Concrete risico's en oplossingen migratie van Salesforce naar HubSpot.

De zorgen rondom een systeemmigratie zijn begrijpelijk. Dit zijn de vier grootste risico’s op een rij, inclusief onze oplossing:

1. Stilstand van het salesteam.

De angst dat verkopers dagenlang niet kunnen werken omdat het oude systeem uitstaat en het nieuwe nog niet werkt, is reëel. We kennen bedrijven die dit niet goed hebben aangepakt, en dat resulteerde in twee weken stilstand, gefrustreerde teams en gemiste deals.

Bij Leapforce voorkomen we dit door de HubSpot-omgeving volledig op de achtergrond te bouwen en te testen. Jouw team werkt ondertussen probleemloos door in Salesforce. De daadwerkelijke overstap plannen we op een rustig moment, vaak in het weekend. Op maandagochtend wordt het team getraind en 's middags kunnen ze aan de slag in het nieuwe CRM.

2. Verlies van waardevolle data.

Een tweede bekende valkuil is het blindelings overzetten van alle data. Dit leidt tot een vervuild nieuw CRM: dubbele contacten, verouderde bedrijven, velden vol met "testing123". Niemand weet meer welke data betrouwbaar is.

Wij voorkomen dataverlies en vervuiling door te beginnen met een scherpe data-audit. We nemen de data-architectuur onder de loep, inclusief koppelingen met systemen als finance, ERP of PIM, en passen deze waar nodig aan. Vervolgens bepalen we samen welke velden en historie echt commerciële waarde hebben. Deze data koppelen we exact aan de juiste velden in HubSpot. Onbruikbare data laten we bewust achter.

3. De sync met Salesforce tijdens de overgang.

Tijdens die bouw- en testfase moet data tussentijds blijven synchroniseren tussen Salesforce en de nieuwe HubSpot-omgeving. De oude sync-tool faalde hier vaak in. Dubbele records werden niet herkend, bedrijven konden niet samengevoegd worden, en owner fields kwamen niet mee. Dit was een groot probleem, tot HubSpot in 2026 de sync-architectuur vernieuwde. Company records draaien daar nu al feilloos mee. Voor deals volgt deze verbetering later dit jaar. Meer over wat er concreet verandert lees je in onze blog over de HubSpot Salesforce v2 sync.

4. Abrupte procesveranderingen.

Als processen ineens totaal anders werken, ontstaat er weerstand. Verkopers negeren het systeem, gaan terug naar Excel, data wordt niet ingevoerd, en je hebt dezelfde problemen als voorheen. Nu alleen duurder. Daarom bouwen we niet vanaf nul, maar nemen we de bestaande werkwijze als basis en passen die aan op het intuïtieve design van HubSpot.

Werkte een rep in Salesforce met vaste stappen per dealfase? Dan blijven die stappen herkenbaar in HubSpot, alleen overzichtelijker. We betrekken het kernteam al vroeg in dit proces, zodat zij kunnen meedenken over wat blijft en wat beter kan. Dat creëert draagvlak op de werkvloer.

Hoe werkt een Salesforce naar HubSpot-migratie in de praktijk?

Het migratietraject verloopt bij ons via een vast stappenplan. Dit zijn de zes fases van een succesvolle migratie:

Fase 1: Blauwdruk leggen.

Om te beginnen brengen we je huidige klantreis en proces in kaart. Hoe komen leads binnen? Hoe verloopt de routing? Hoe sluit je deals? In de eerste fase leren we hoe jouw bedrijf werkt.

Resultaat: een procesmap van A tot Z, een schone database zonder duplicaten, en een lijst van wat meegaat en wat achterblijft.

Fase 2: Fundament bouwen.

Met de processen als basis richten we HubSpot in. We bouwen de pipelines, dashboards en automatiseringen. Salesforce-termen vertalen we direct naar HubSpot-termen, zodat het platform vanaf dag één logisch aanvoelt voor je team. Zijn er custom integraties nodig? Die nemen we in deze fase optioneel mee.

Resultaat: een volledig ingerichte HubSpot-omgeving met pipelines, dashboards en automatiseringen, klaar om getest te worden.

Fase 3: Data uploaden en migreren.

We beginnen met het opschonen van je Salesforce database. We selecteren alleen de informatie die bijdraagt aan je groei, de rest laten we achter. Daarna testen we met een kleine dataset, bijvoorbeeld 100 contacten en 50 deals. Kloppen alle velden en relaties en dupliceert geen enkel record? Dan migreren we de volledige historische data.

Voor de migratie gebruiken we meestal onze eigen migration engine. Via de API maken we velden en objecten aan en migreren we de data. Tot aan de livegang houden we Salesforce en HubSpot in sync, zodat je data actueel blijft. Een alternatief is de HubSpot marketplace app voor Salesforce, al mist die onderdelen zoals documenten en contracten.

Resultaat: een volledig gemigreerde en gevalideerde database, die tot aan de livegang in sync blijft tussen Salesforce en HubSpot.

Fase 4: Team klaarstomen en livegang.

De techniek staat. Nu komt de belangrijkste stap: adoptie. We trainen je medewerkers gericht op hun rol en gaan live met HubSpot.

Resultaat: een volledig getraind team dat zelfstandig werkt in HubSpot, met actieve begeleiding in de eerste weken na livegang.

Fase 5: Bijsturen voor adoptie.

Na de livegang sturen we wekelijks bij. We beantwoorden vragen, lossen knelpunten op en optimaliseren waar nodig. Zo wordt de nieuwe werkwijze een vaste routine.

Resultaat: een team dat zelfstandig werkt in HubSpot en een adoptie die stevig staat.

Fase 6: Overdracht.

We ronden het project af. We evalueren de resultaten samen met je team en dragen het project formeel over.

Resultaat: een opgeleverd project met een duidelijke evaluatie en een team dat zelfstandig verder kan.

Waarom een procesgerichte aanpak werkt.

Onze procesgerichte aanpak werkt omdat de eindgebruiker centraal staat, niet de techniek. Een CRM is namelijk pas succesvol als verkopers het met overtuiging gebruiken.

Kijk naar onze klant Energyhouse: hun tech-stack rondom Salesforce bestond uit losse silo's, gekoppeld aan Aanmeldstraat en het ERP-systeem. Door eerst de processen en datastromen strak in kaart te brengen via een technische blauwdruk, en pas daarna te bouwen, faseerden ze Salesforce binnen zes maanden volledig uit zonder de kritieke bedrijfsprocessen te verstoren. De licentiekosten halveerden en marketing, sales en service werken nu vanuit één centraal systeem.

Die tijdwinst van een succesvolle migratie werkt door in vier stappen:

1. Minder administratie, waardoor verkopers het systeem willen gebruiken (adoptie).

2. Meer gebruik, wat leidt tot betere datakwaliteit (geen Excel-chaos meer).

3. Zuivere data, wat betrouwbare forecasts en pipeline-inzicht oplevert.

4. Beter inzicht, wat sneller schalen en meer dealsluiting mogelijk maakt.

Dit is waarom proces-eerst werkt: niet alleen voor een overstap van Salesforce naar HubSpot, maar voor elke CRM-migratie.

Waarom HubSpot wint van Salesforce op RevOps.

RevOps draait om één ding: hoe minder lagen tussen je data en je beslissing, hoe sneller en zekerder je stuurt. Marketing, sales en service werken dan vanuit dezelfde data, zonder onduidelijkheid of onnodig schakelen. 

Met Salesforce is deze RevOps-werkwijze lastig. Salesforce vereist namelijk losse modules, koppelingen en vaak een dedicated admin om alles synchroon te houden. HubSpot is vanaf de basis juist één systeem: marketing-, sales- en servicedata stromen door elkaar heen, zonder integraties.

Dat scheelt ook in kosten. Salesforce vraagt vrijwel altijd om een gecertificeerde administrator (gemiddeld ruim 90.000 dollar per jaar in de VS) met senior rollen bij grotere bedrijven die regelmatig boven de 160.000 dollar uitkomen. Ook de licentiekosten liggen bij Salesforce doorgaans ongeveer twee keer zo hoog als bij HubSpot. HubSpot werkt met een no-code interface. Je RevOps-manager of sales operations-lead beheert het zelf, zonder gecertificeerde admin.

Begrijp ons niet verkeerd: heb je een vrijwel onbeperkt budget, meer dan 2.000 medewerkers en heel veel maatwerk nodig, dan is Salesforce waarschijnlijk de betere keuze. Salesforce blijft sterk bij complexe, sterk gereguleerde organisaties met tientallen custom objects. Maar voor de meeste groeiende bedrijven biedt HubSpot meer dan voldoende functionaliteit en een grote stap vooruit in de RevOps-werkwijze.

Meer weten over de verschillen tussen CRM-systemen? Lees 'drie CRM-systemen vergeleken'.

Een Salesforce-naar-HubSpot-migratie voor jouw organisatie.

Je weet nu hoe een migratie werkt, wat de risico's zijn, en waarom proces-eerst werkt. Maar hoe ziet dit eruit voor jouw organisatie? De volgende vragen stellen wij in onze audit, en kun jij intern ook alvast stellen:

• Wat zijn op dit moment de grootste zorgen van het salesteam rondom een mogelijke overstap? Dit bepaalt hoe we communiceren over de migratie. Angst voor downtime? Angst voor complexiteit? Dat bepaalt onze aanpak.

• Welke specifieke commerciële processen kosten nu te veel tijd en lenen zich voor vereenvoudiging? Dit zijn je quick wins: de processen waar migratie de meeste impact heeft, en dus de ROI bepaalt.

• Welke data in ons huidige systeem is daadwerkelijke stuurinformatie en wat is vervuiling? Dit bepaalt je data-audit. Hoe schoon we kunnen starten, bepaalt hoe snel (en dus hoe goedkoop) de migratie is.

• Wie binnen het team heeft de ervaring en het enthousiasme om mee te denken over de nieuwe inrichting? Dit bepaalt je kernteam. Je teamleden die adoptie dragen. Zonder de juiste mensen lukt het niet.