De HubSpot Salesforce v2 sync: wat verandert er voor jou?

Je kent de foutcodes inmiddels uit je hoofd, en de Salesforce-admin ook. Het is een patroon dat veel teams gewoon zijn gaan accepteren als onderdeel van het werk.

Dat gaat veranderen. HubSpot herbouwt de Salesforce sync van de grond af. Geen patch op een patch, maar een volledig nieuwe architectuur.

Wat is er mis met de oude HubSpot Salesforce sync?

De architectuur achter de HubSpot Salesforce sync dateerde uit 2014 en is daarna nooit volledig herbouwd. Deze werd alleen uitgebreid met patches en toevoegingen. Dat leverde een aantal hardnekkige problemen op:

1. Risicovolle deduplicatie en cleanup bij companies.
De oude company sync maakte deduplicatie en opschoning risicovoller, omdat matching niet op accountvelden maar via geassocieerde contacten liep. Daardoor waren marges en cleanup-projecten in veel portals risicovol en foutgevoelig. Tools als Koalify zijn mede ontstaan om dit gat op te vullen.

2. Geen native company merge.
Wie twee company records samenvoegde, verstoorde daarmee de Salesforce sync. Het gevolg: duizenden portals met stapels dubbele bedrijfsrecords die niemand durfde op te ruimen.

3. Owner sync afhankelijk van strikte user matching.
Er was wel een owner sync, maar die was afhankelijk van exacte user matching tussen HubSpot en Salesforce. Bij reorganisaties of andere wijzigingen in de organisatie structuur leidde dat snel tot mismatches en verlopen data aan beide kanten.

4. Hardgecodeerde logica die errors veroorzaakte.
HubSpots eigen engineeringteam heeft inmiddels publiekelijk bevestigd dat de achterliggende architectuur werkte met complexe, sterk hardgecodeerde logicapaden die lastig te debuggen waren. En die soms zelf de oorzaak waren van de sync-fouten die ze moesten oplossen.

Wat v2 concreet anders doet in de HubSpot Salesforce sync.

Intern noemt HubSpot dit het "v2 Project": een vrijwel complete herziening van de backend architectuur die de datasync tussen HubSpot en Salesforce aanstuurt.

Elk object dat op v2 draait, krijgt standaard het volgende:

1. Verbeterde deduplicatie op elk veld.

Niet meer beperkt tot e-mailadres. Gebruik het domein, een eigen uniek ID, of welk veld dan ook als basis voor matching. En voor companies geldt dat deze nu ook kunnen matchen zonder gekoppelde contacten, op basis van gemapte veldwaarden zoals company domain.

2.Company merge eindelijk mogelijk.

Als twee HubSpot company records worden samengevoegd, blijft het bijbehorende Salesforce record gewoon door syncen. De koppeling wordt netjes herberekend. Dit stond al jaren bovenaan de lijst van meest gevraagde features.

3. Robuustere owner sync.

Owner fields worden nu gesynchroniseerd zonder afhankelijkheid van strikte user matching.

4. Ondersteuning voor unique IDs.

Records kunnen worden gematcht op een uniek ID, wat de koppeling robuuster maakt voor syncen van data die in de praktijk nooit helemaal schoon is.

5. Inclusion lists voor elk object.

Bepaal vanuit Hubspot precies welke records je wilt syncen, zonder omwegen.

6. Salesforce Selective sync direct in Hubspot.

Bepaal direct vanuit Hubspot welke Salesforce records je wilt syncen.

7. Minder errors, snellere resolutie.

De vereenvoudigde logica zorgt voor minder sync-fouten en maakt het eenvoudiger om problemen snel te diagnosticeren als ze toch optreden.

V2 is een compleet nieuwe uitrol die veel terugkerende issues en errors tot het verleden maakt en eenvoudiger maakt op te lossen. Maar het vraagt ook om een weloverwogen overgang.

De uitrol: wat is al over op de nieuwe HubSpot Salesforce sync en wat volgt nog?

HubSpot rolt v2 stap voor stap uit, van de eenvoudige naar de complexere objecten. Hiermee zijn de kinderziektes verdwenen, tegen de tijd dat complexere objecten (zoals contacts) aan de beurt zijn.

Dat contacts als laatste overgaat is een bewuste keuze: het is vaak het object met de meeste afhankelijkheden.

Ons stappenplan voor de nieuwe HubSpot Salesforce V2 sync.

De upgrade naar v2 is geen knop die je even indrukt. Hieronder de stappen die wij adviseren met betrekking to de V2 ugrade.

Stap 1: Breng je huidige sync-opzet in kaart.

Documenteer je errors, je field mappings en je mogelijke custom workarounds. Denk aan deduplicatie-scripts, owner-sync workflows of aangepaste ID-matching.

Breng ook in kaart welke nieuwe functies van v2 impact hebben op jouw huidige sync-opzet. Dit wordt je testplan én je lijst van dingen die door v2 overbodig worden.

Stap 2: Test de company upgrade eerst in een developer test account of sandbox.

De upgrade is onomkeerbaar. Ons advies is om de upgrade eerst te testen in een developer test account of sandbox account voor je je productieomgeving upgradet.

• Controleer je field mappings.
• Test deduplicatie settings.
• Bepaal wat de best passende unique matching ID is (company ID of iets anders).
• Merge een aantal bedrijven om te zien hoe dit verwerkt wordt in beide systemen.
• Let op edge cases bij bedrijven met veel gekoppelde records.

Houd ook rekening met een tijdelijke piek in Salesforce API-gebruik direct na de upgrade: de nieuwe sync indexeert alle records opnieuw. Zodra dat klaar is, normaliseert het gebruik zich weer.

Stap 3: Gebruik de nieuwe company sync als startpunt voor een opschoning.

Dit is het moment om je portal op te ruimen. Veel portals bevatten honderden of zelfs duizenden dubbele company records die zijn blijven staan omdat mergen de sync verstoorde.

Stap 4: Wacht met deals en contacts totdat de uitrol 30 dagen stabiel is.

Geldt zowel voor deals (verwacht juni/juli) als voor contacts (beta Q4 2026). Laat andere klanten de eerste ervaringen opdoen, volg de HubSpot Community op signalen en upgrade wanneer je voldoende vertrouwen hebt in de stabiliteit.

Hulp nodig bij de overgang naar v2?

De overgang naar v2 is voor veel teams een kans om jarenlange technische schuld op te ruimen. Maar alleen als je weet waar je begint. Een goede voorbereiding, van het in kaart brengen van je huidige sync-status tot het veilig uitvoeren van de company upgrade, vraagt kennis van zowel HubSpot als Salesforce.

Bij Leapforce begeleiden we klanten dagelijks bij complexe HubSpot-implementaties en -optimalisaties. We weten waar de valkuilen liggen, hoe je de upgrade veilig uitvoert en hoe je de nieuwe mogelijkheden van v2 direct vertaalt naar schonere data en efficiëntere processen.

Plan een gesprek van 30 minuten met een van onze specialisten. We brengen je huidige sync-status samen in kaart en bepalen welke stappen voor jouw organisatie als eerste prioriteit hebben.