HubSpot CRM: voordelen, praktijkvoorbeelden en kosten

HubSpot CRM biedt bedrijven een gebruiksvriendelijk platform waarmee klantgegevens worden gecentraliseerd, processen worden gestroomlijnd en teams effectiever kunnen samenwerken. Het vormt de basis voor succesvolle marketing, sales en klantenservice.

Met HubSpot CRM leg je niet alleen alle klantinteracties vast, maar zet je ze ook om in concrete verkoopkansen. Door al je klantinformatie op één plek te verzamelen, zorg je ervoor dat geen enkele verkoopkans over het hoofd wordt gezien en je marketingcampagnes precies de juiste doelgroep bereiken.

Benieuwd hoe HubSpot CRM jou kan helpen? In deze blog leggen we uit wat HubSpot CRM precies is, welke functionaliteiten je kunt verwachten, waar het platform in uitblinkt en hoe dit er in de praktijk uitziet. Lees snel verder!

Wat is HubSpot CRM?

HubSpot is een alles-in-één platform dat bedrijven ondersteunt bij inbound marketing, sales en klantenservice, met als doel klantrelaties te versterken en groei te stimuleren. Binnen het HubSpot-ecosysteem fungeert HubSpot CRM als het centrale systeem dat alle klantgegevens en interacties samenbrengt.

Door te integreren met andere HubSpot-tools, zoals de Marketing Hub, Sales Hub en Service Hub, ontstaat een krachtig systeem dat de klant centraal stelt en bedrijven helpt om hun groeidoelstellingen te behalen. Zo kun je bijvoorbeeld met één druk op de knop zien welke leads je marketingcampagnes hebben gegenereerd en welke daarvan zijn geconverteerd naar betalende klanten.

Het belang van een goed CRM-systeem

Waarom is een CRM-systeem nu zo belangrijk? Kort gezegd helpt CRM je om overzicht te houden over elke stap in de klantreis: van de eerste kennismaking tot een langdurige samenwerking met de klant. Het systeem centraliseert al je klantgegevens, waardoor je precies weet wie je klanten of prospects zijn, wat ze nodig hebben en hoe je ze kunt helpen.

Heb je als groeiend bedrijf geen goed CRM-systeem geïmplementeerd, dan raak je al snel het overzicht kwijt. Klantgegevens verspreiden zich over verschillende tools en systemen, of worden zelfs helemaal vergeten.

• Voorbeeld: Stel, een klant mailt meerdere keren, maar zijn contactgegevens staan verspreid over Excel-sheets en in een mailbox. Je loopt dan het risico dat een belangrijke verkoopkans over het hoofd wordt gezien.
• Voorbeeld: Een klant mailt een belangrijke vraag, maar niemand kan snel opzoeken welke afspraken er al zijn gemaakt. Je loopt hierdoor niet alleen inkomsten mis, maar ook je reputatie komt in het geding.

Zoals bovenstaande voorbeelden laten zien, leidt het gebrek aan een goed CRM-systeem tot chaos, ontevreden klanten én ontevreden medewerkers. De productiviteit en groei van het bedrijf kunnen hierdoor onnodig worden beperkt. 

Functionaliteiten HubSpot CRM

HubSpot CRM biedt uitgebreide (betaalde én gratis) tools om klantrelaties te beheren, verkoopprocessen te stroomlijnen en de productiviteit binnen een bedrijf te vergroten. Benieuwd hoe dat precies werkt? Dit zijn de belangrijkste functionaliteiten op een rij, inclusief handige praktijkvoorbeelden:

Contactbeheer

Met HubSpot CRM heb je al je klantgegevens overzichtelijk op één plek. Denk aan contactinformatie, notities van gesprekken, e-mailhistorie en interacties op andere platforms. Elke klant krijgt een eigen profiel dat automatisch wordt bijgewerkt, zodat je altijd beschikt over actuele informatie. En dat geldt niet alleen voor klanten, maar ook voor bijvoorbeeld leads, prospects, medewerkers, partners en andere zakelijke contacten.

Met de slimme filters en segmentatietools in HubSpot CRM kun je daarnaast eenvoudig gerichte doelgroepen samenstellen. Wil je bijvoorbeeld alle leads in een specifieke regio benaderen, of klanten met een bepaalde omzetcategorie? Met een paar klikken stel je een segment op, waarna je direct gerichte e-mails kunt uitsturen of follow-up calls kunt plannen. Zo bespaar je tijd en zorg je voor een persoonlijke aanpak die beter aansluit op de behoeften en interesses van de klant.

• Voorbeeld: Een potentiële klant downloadt een whitepaper. In HubSpot verschijnt direct een nieuw contact met naam, e-mailadres en broninformatie. Je salesteam heeft hierdoor direct alle benodigde informatie voor opvolging bij de hand.
• Voorbeeld: Stel, je voert een telefoongesprek met een klant. Tijdens het gesprek kun je direct notities toevoegen aan het klantprofiel. Je collega’s weten nu precies wat er speelt, en extra communicatie is niet nodig. 

Deals en verkoopbeheer

HubSpot CRM biedt een visuele sales pipeline waarmee je eenvoudig je verkoopproces kunt beheren. Deals worden weergegeven in een overzichtelijk bord, onderverdeeld in verschillende stadia zoals "Appointment Scheduled," "Qualified to Buy," "Contract Sent," en "Closed - Won."

• Voorbeeld: Een klant heeft akkoord gegeven op een offerte en je sleept de deal naar het stadium, "Contract Sent." Het systeem maakt nu automatisch een taak aan om het contract op te stellen en te versturen.
• Voorbeeld: Zodra de klant de betaling heeft voltooid, verplaats je de deal naar "Closed - Won." HubSpot stuurt nu automatisch een bedank-e-mail en maakt een taak aan om de klant 30 dagen later voor feedback te benaderen.

Daarnaast kun je in HubSpot werken met handige deal scores. Deze scores worden automatisch gegenereerd aan de hand van verschillende factoren, zoals sentiment in e-mailconversaties, de tijd dat een deal open staat, de huidige fase in de pipeline en het verwachte sluitingspercentage. Je krijgt hierdoor in één oogopslag inzicht in de kans dat een deal succesvol afgesloten wordt en kunt beter voorspellen waar de focus van het salesteam nodig is.

E-mailintegratie

Met HubSpot stuur en volg je e-mails direct vanuit het CRM-systeem. Je personaliseert je berichten met klantgegevens en stelt automatische follow-ups in. Het systeem houdt bij wanneer klanten je e-mails openen of links aanklikken, zodat je altijd op het juiste moment kunt reageren of opvolgen.

• Voorbeeld: Na een kennismakingsgesprek stuur je een bedankmail via HubSpot. Het systeem laat je weten wanneer de klant de e-mail opent, zodat je kunt inschatten of het een goed moment is voor een follow-up.
• Voorbeeld: Je stuurt een offerte naar een klant. Zodra deze de e-mail opent, verschijnt er een pop-up in HubSpot met de melding: "Je e-mail is geopend door [klantnaam]." Hierdoor weet je precies wanneer het een goed moment is om te volgen.

Met de HubSpot add-in voor Outlook en Gmail log je bovendien automatisch uitgaand mailverkeer en gebruik je handige templates en snippets voor persoonlijke berichten. Binnenkomende en uitgaande e-mails worden gekoppeld aan de juiste contacten, bedrijven en deals. Ook kun je eenvoudig domeinen of intern mailverkeer uitsluiten en per gebruiker of e-mail bepalen wat er wel en niet gelogd wordt.

Rapportage en analytics

Met de rapportagetools van HubSpot CRM krijg je grip op je prestaties en inzicht in data uit verschillende kanalen. Stel bijvoorbeeld rapportages samen over omzet per kwartaal, conversieratio’s of de resultaten van je salesteam. Met op maat gemaakte rapporten maak je analyses die aansluiten bij jouw doelen, terwijl je dashboards een realtime overzicht geven van je belangrijkste metrics. Zo zie je in één oogopslag wat er goed gaat en waar juist nog bijsturing nodig is.

• Voorbeeld: Je ziet in een rapportage dat een groot deel van je deals vastloopt in de onderhandelingsfase. Dit inzicht helpt je om gerichte trainingen te geven aan je team, waardoor je sneller deals sluit.
• Voorbeeld: Je stuurt een contract naar een klant. HubSpot meldt dat het document is geopend en dat de klant 3 minuten heeft besteed aan pagina 2. Dit geeft je waardevolle inzichten in hun interesse.
• Voorbeeld: Je stuurt een nieuwsbrief rond met meerdere links naar productpagina’s. HubSpot laat zien welke links het meest worden aangeklikt, zodat je je marketingstrategie hierop kunt aanpassen.

Door regelmatig de rapportages te bekijken, speel je proactief in op trends en kun je tijdig bijsturen wanneer je merkt dat de verkooppipeline stagneert.

Automatisering

Automatiseer routinetaken zoals het sturen van herinneringen, het aanmaken van taken of het versturen van follow-up e-mails. Hierdoor houd je meer tijd over voor strategisch werk. Met workflows kun je leads automatisch ‘nurturen’ door ze stap voor stap relevante informatie te sturen, totdat ze klaar zijn om klant te worden.

• Voorbeeld: Als een potentiële klant een formulier op je website invult, stuurt HubSpot CRM automatisch een e-mail met nuttige informatie. Ook wordt er een taak aangemaakt voor het salesteam om contact op te nemen.
• Voorbeeld: Als een zakelijke klant een offerte heeft aangevraagd, maar nog geen reactie heeft gegeven, stuurt HubSpot CRM automatisch een herinneringsmail met extra details over het product of dienst. Zo zorg je ervoor dat je geen kansen mist.

De voordelen van HubSpot CRM

HubSpot CRM biedt een groot aantal voordelen die bedrijven helpen efficiënter te werken en betere resultaten te behalen. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste voordelen:

• Gebruiksvriendelijk en toegankelijk: HubSpot CRM is ontworpen met eenvoud in gedachten. Dankzij de intuïtieve interface kunnen teams zonder uitgebreide technische kennis al snel aan de slag. Het systeem is bovendien gratis beschikbaar, wat het laagdrempelig maakt voor kleinere bedrijven.
• Centrale database voor klantgegevens: Alle waardevolle informatie over de klant wordt op één plek verzameld en bijgehouden. Dit zorgt niet alleen voor overzicht, maar voorkomt ook dubbel werk of miscommunicatie tussen teams. Up-to-date klantgegevens zorgen ervoor dat elke medewerker meteen weet wat er speelt, waardoor opvolging persoonlijker en effectiever wordt.
• Naadloze integratie met andere tools: Het CRM-systeem sluit perfect aan op de andere Hubs van HubSpot, zoals Marketing Hub, Sales Hub en Service Hub. Daarnaast integreert het op een slimme manier met externe tools, zoals Gmail, Outlook en diverse e-commerceplatforms.
• Tijd besparen met automatisering: Repetitieve taken, zoals het versturen van follow-up e-mails of het aanmaken van taken, kunnen volledig worden geautomatiseerd. Dit geeft teams meer tijd voor strategisch werk en persoonlijke klantinteracties.
• Volledig inzicht in de klantreis: HubSpot CRM biedt een overzicht van elke stap in de klantreis, van de eerste interactie tot aankoop en verder. Dit inzicht helpt je om gericht te werken aan betere klantrelaties.
• Gratis basisversie met krachtige functies: De gratis versie van HubSpot CRM biedt uitgebreide mogelijkheden, zoals contactbeheer en e-mailtracking. Voor wie meer functionaliteiten nodig heeft, zijn er betaalde pakketten beschikbaar die eenvoudig kunnen worden opgeschaald.
• Flexibel en schaalbaar: Hoe snel je organisatie ook groeit, HubSpot CRM groeit met je mee. Het systeem past zich aan jouw behoeften aan, zonder ingewikkelde aanpassingen.

Voor wie is HubSpot CRM geschikt?

HubSpot CRM is geschikt voor bedrijven van elke omvang en in verschillende sectoren. Het platform groeit flexibel mee met de behoeften van een organisatie en biedt gebruiksvriendelijke oplossingen die schaalbaar zijn.

Startups en kleine bedrijven waarderen vooral de intuïtieve interface en de gratis functionaliteiten. Hiermee kunnen zij eenvoudig klantgegevens beheren en verkoopprocessen stroomlijnen, zonder dat er grote investeringen nodig zijn.

Voor middelgrote bedrijven biedt HubSpot CRM ondersteuning bij het opschalen van processen. De combinatie van krachtige tools voor dealbeheer en automatisering met de overzichtelijke interface maakt het een efficiënte en samenwerkingsgerichte oplossing.

Grote organisaties profiteren van de stabiliteit en flexibiliteit die HubSpot CRM biedt. Bedrijven met 2.000 tot zelfs 10.000 medewerkers maken met succes gebruik van het platform. Dankzij de naadloze integraties en aanpasbaarheid sluit HubSpot CRM perfect aan op complexe bedrijfsdoelen en structuren.

Daarnaast is HubSpot CRM breed inzetbaar en past het platform bij de dynamiek van uiteenlopende sectoren. Bedrijven in bijvoorbeeld de technologie, maakindustrie, dienstverlening of service-industrie kunnen met dit platform klantrelaties versterken en processen optimaliseren. 

Integraties en uitbreidingen

HubSpot CRM werkt perfect samen met andere tools, zowel binnen het HubSpot-ecosysteem als daarbuiten. Door de samenwerking tussen de verschillende Hubs en externe tools ontstaat een krachtig ecosysteem dat met je organisatie meegroeit.

HubSpot CRM integreert met HubSpot’s eigen:

• Marketing Hub voor het beheren van campagnes, leads en marketingdata.
• Content Hub voor het organiseren en delen van content op verschillende kanalen.
• Sales Hub voor dealbeheer, offertes en geautomatiseerde salesprocessen.
• Service Hub voor het managen van klantvragen en het verbeteren van klanttevredenheid.
• Operations Hub voor datasynchronisatie, maatwerkintegraties en geavanceerde workflows.

Daarnaast vind je in de HubSpot Marketplace koppelingen met populaire externe tools voor onder meer betere samenwerking, e-commerce en analyse. Denk bijvoorbeeld aan:

• Samenwerkingstools: Verbind Slack of Microsoft Teams voor betere interne communicatie.
• E-commerceplatforms: Koppel je webshop met Shopify of WooCommerce voor realtime gegevensuitwisseling.
• Analysetools: Gebruik Google Analytics of andere platforms om je prestaties te monitoren.

Voor e-mailclients zoals Gmail of Outlook biedt HubSpot speciale add-ins, waarmee je e-mails volgt en beheert. Zo ontstaat er een flexibel ecosysteem waarin je al je tools naadloos op elkaar kunt afstemmen.

Met de uitgebreide API van HubSpot kun je als laatste handige maatwerkoplossingen bouwen. Dit is vooral handig voor bedrijven met unieke processen of specifieke softwarebehoeften.

Heb je hulp nodig bij het beheer van je integraties? Bij Leapforce zetten we integraties op met het HubSpot CRM-systeem én zorgen we voor het beheer hiervan. Momenteel beheren we al honderden integraties voor onze klanten.

Wat kost HubSpot CRM?

De kosten van HubSpot CRM zijn flexibel en afhankelijk van wat je nodig hebt. Het platform biedt een gratis versie met veel essentiële functionaliteiten, waardoor je al snel zonder kosten kunt starten.

Wil je meer geavanceerde functies, zoals uitgebreide automatiseringen, rapportages of tools voor marketing en sales? Dan kun je kiezen uit betaalde pakketten, zoals:

• Starter: Voor kleine teams die willen uitbreiden met extra tools zoals e-mailautomatisering en lead tracking.
• Professional: Gericht op middelgrote bedrijven, met functies zoals geavanceerde workflows, rapportagedashboards en ondersteuning voor grotere teams.
• Enterprise: Voor grote organisaties die maatwerk nodig hebben, inclusief aangepaste rapportages, teambeheer en extra beveiligingsopties.

De exacte kosten verschillen van het gekozen pakket (Sales, Marketing, Service, Operations) en het aantal gebruikers. Vaak ben je voor een pakket (inclusief CRM-systeem) zo tussen de €0 en €150 per gebruiker per maand kwijt.  Let wel op dat sommige pakketten een vast starttarief hebben, naast de kosten per gebruiker. Zo kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan.

Benieuwd wat HubSpot CRM jou precies zou kosten? Neem gerust contact met ons op, dan maken we samen een berekening. 

Klantervaringen HubSpot CRM

HubSpot CRM wordt in december 2024 goed beoordeeld door gebruikers op verschillende beoordelingsplatforms. Om een paar voorbeelden te noemen:

• Capterra: HubSpot CRM krijgt 4,5 van de 5 sterren, gebaseerd op 4.258 reviews. Gebruikers waarderen de gebruiksvriendelijke interface en de uitgebreide functionaliteiten die het platform biedt.
• G2: Op G2 krijgt HubSpot een score van 4,4 uit 5, op basis van 12.246 reviews. Gebruikers prijzen bijvoorbeeld de mogelijkheid om processen te automatiseren, wat zorgt voor tijdbesparing en verhoogde productiviteit.
• TechRadar: HubSpot CRM krijgt hier een score van 4,5 uit 5. De gebruiksvriendelijkheid en krachtige functies worden vaak genoemd als belangrijke voordelen.

HubSpot CRM  implementeren met Leapforce

Het succesvol implementeren van HubSpot CRM vraagt om meer dan alleen een account aanmaken. Denk bijvoorbeeld aan het opzetten van workflows, het koppelen van tools en het optimaal benutten van alle marketing-, sales- én servicefunctionaliteiten. Hier komt Leapforce in beeld. Als Platinum Partner van HubSpot hebben we alle kennis en ervaring in huis om jouw implementatie soepel en effectief te laten verlopen.

Samen zorgen we ervoor dat:

• De inrichting perfect aansluit op jouw processen: Denk aan een op maat gemaakte sales pipeline of geautomatiseerde marketingflows.
• Integraties goed worden opgezet: Of het nu gaat om een koppeling met je e-mailprogramma, webshop of een ander systeem; wij regelen het.
• Je team snel aan de slag kan: Met training en begeleiding zorgen we dat iedereen het platform begrijpt en optimaal benut.

Bij Leapforce kijken we niet alleen naar de technische kant, maar ook naar je strategische doelen. Door HubSpot op de juiste manier te implementeren, haal je het maximale uit je investering en leg je een sterke basis voor groei.

Wil je meer weten over hoe Leapforce je kan helpen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek of een demo van HubSpot CRM.